Al enfocar la transición tecnológica de una empresa, se suelen poner todos los esfuerzos humanos y económicos en la optimización de procesos repetitivos, en la gestión de clientes y proveedores, en la optimización de métricas y en la creación de infraestructuras de red que soporten todo lo anterior. Estos cambios suelen repercutir en términos de eficiencia y costes de manera clara.
Sin embargo, un elemento que suele quedar relegado a segundo plano, o que es incluso ignorado, es la gestión del material de oficina y, más concretamente, de las impresiones y las copias de documentos. Un análisis de las necesidades de la empresa a través de auditorías de impresión puede ocasionar una mejora sustancial de los costes y los procesos de la empresa.
Las impresoras suelen ser elementos desatendidos a los que tiene acceso libremente toda o gran parte de la plantilla. El control de lo que se imprime y quién lo imprime nos puede ayudar a mejorar la seguridad y los costes derivados de la impresión. Además, un correcto control de los dispositivos contribuye a identificar dispositivos obsoletos. De este modo, es posible reemplazarlos por dispositivos más eficientes, los cuales, además de suponer un ahorro, ayudan a reducir la huella de carbono de la empresa.
Es el proceso que nos ayuda a identificar los puntos de mejora de los parques de impresión. La auditoría de impresión abarca desde el análisis de la tecnología disponible hasta la optimización de procesos. Identificar los puntos flacos de la infraestructura de impresión, así como controlar los procesos, no es tarea fácil y conviene contar con la ayuda de profesionales. El equipo de Control Goup cuenta con una dilatada experiencia en procesos similares.
La elección del equipo adecuado o de la tecnología (láser o inyección) puede suponer un ahorro, tanto en energía como en costes de impresión, de más del 30%. El ahorro en costes viene dado también por la reducción de los costes de energía y por el control de los registros de impresión. Pueden elaborarse con base en perfiles de usuario únicos, por departamento o con respecto a toda la empresa.
La gestión de procesos documentales en una empresa acaba, en la mayoría de ocasiones, en un documento físico que sale de una impresora. Estos documentos pueden contener datos confidenciales. Es posible mejorar la seguridad de la empresa monitorizando a los usuarios, creando cuotas de impresión o servicios de pull print que requieren que el usuario se identifique en la propia impresora antes de imprimir un documento. De este modo, se asegura que la información confidencial no queda desatendida.
Las auditorías de impresión pueden ayudar a identificar procesos en los que el cuello de botella es el parqué de impresoras. El acceso segmentado a los recursos de impresión permite un mejor control sobre lo que se imprime. Al mismo tiempo, la tecnología adecuada reduce la contaminación acústica, los tiempos de espera y el gasto de consumibles, creando un entorno propicio para el trabajo.
Reducir el número de impresiones mejora la sostenibilidad de la empresa, minimizando los residuos en consumibles. El consumo en energía se ve también afectado por un parqué de impresoras más eficiente. Al contar con nuestro equipo de profesionales, podemos asegurarnos también que se cumplen las ISO referentes a la sostenibilidad y el medio ambiente.
Ponemos a tu disposición más de 40 años de experiencia llevando la tecnología a las empresas para mejorar los servicios de impresión de la empresa.
Gracias a las auditorías de impresión, mejorarás no solo la eficiencia, sino que también reducirás costes y mejorarás la seguridad de la organización. Contáctanos y estudiaremos tu caso sin compromiso.