El próximo 5 de octubre entra en vigor la nueva obligación documental digital para el transporte de mercancías. A medida que se acerca la fecha, aumenta el número de empresas que buscan respuestas sobre cómo les afectará esta normativa y qué deben hacer para adaptarse correctamente.
La prueba es evidente: más de 800 profesionales participaron recientemente en un webinar especializado sobre DeCA, planteando decenas de consultas relacionadas con responsabilidades, inspecciones, integración con ERP y operativa diaria.
Aunque cada empresa tiene una casuística diferente, muchas de las dudas se repiten una y otra vez. En este artículo recopilamos las cinco preguntas más frecuentes y las claves que debes conocer para preparar tu organización.
Uno de los aspectos que más sorprendió durante la sesión fue comprobar que muchas empresas continúan asociando DeCA con un albarán digital o con documentación administrativa tradicional.
Sin embargo, el objetivo de la normativa es diferente.
DeCA no sustituye facturas, pedidos o albaranes. Se trata de una obligación documental específicamente vinculada al transporte de mercancías y diseñada para aportar mayor trazabilidad, control y capacidad de verificación durante las operaciones logísticas.
Comprender esta diferencia es fundamental para abordar correctamente el proyecto de adaptación.
Esta fue, con diferencia, la pregunta más repetida por las empresas participantes.
Las consultas procedían de organizaciones con realidades muy distintas:
La respuesta es clara: no existe una única interpretación válida para todos los casos. Cada operativa debe analizarse de forma individual para determinar el alcance real de las obligaciones asociadas al transporte.
Por este motivo, muchas empresas están descubriendo que la normativa les afecta más de lo que pensaban inicialmente.
Otra de las grandes preocupaciones está relacionada con la responsabilidad documental.
Es habitual pensar que la obligación recae exclusivamente sobre el transportista o la agencia de transporte. Sin embargo, durante el webinar se destacó que la empresa contratante también puede tener responsabilidades en el cumplimiento documental de las expediciones.
Esta cuestión es especialmente relevante para:
Por ello, es importante revisar previamente los procesos internos y las relaciones operativas con proveedores logísticos para garantizar que toda la cadena cumple correctamente los requisitos exigidos.
La posibilidad de enfrentarse a una inspección genera inquietud en muchas organizaciones. De hecho, fue uno de los temas más recurrentes durante la sesión.
Entre las preguntas más habituales se encontraban:
La explicación aportada durante el webinar fue especialmente tranquilizadora para muchas empresas: el conductor únicamente necesita disponer del código QR asociado al transporte para que las autoridades puedan acceder a la documentación requerida.
Esto simplifica considerablemente la operativa en carretera y reduce la necesidad de gestionar documentación física durante las inspecciones.
La realidad logística está llena de imprevistos.
Cambios de matrícula, sustitución de vehículos, modificación de rutas o reasignación de conductores forman parte del día a día de muchas compañías.
Por ello, otra de las cuestiones más planteadas fue cómo gestionar estas situaciones dentro del marco de DeCA.
Los expertos explicaron que el modelo está concebido para trabajar con una operativa dinámica, permitiendo actualizar información y registrar los cambios siempre que quede garantizada la trazabilidad correspondiente.
Esta capacidad resulta clave para adaptar la normativa a la realidad del transporte moderno.
Más allá de la normativa, existe una preocupación común en prácticamente todas las empresas: evitar la duplicidad de tareas.
La mayoría de las organizaciones ya gestionan pedidos, clientes, expediciones y documentación desde su ERP. Por ello, muchas preguntas giraron en torno a la integración con soluciones como Sage 50, Sage 200 y Sage X3.
La clave está en aprovechar la información que ya existe dentro del sistema para generar automáticamente la documentación requerida, reduciendo introducciones manuales, errores operativos y tiempos administrativos.
Cuanto mayor sea el nivel de integración, más sencilla será la adaptación al nuevo escenario normativo.
Las más de 800 personas inscritas al webinar demostraron que la adaptación a DeCA se ha convertido en una prioridad para muchas organizaciones.
Las principales preocupaciones son comunes:
Y todas ellas tienen algo en común: cuanto antes se analice la situación actual, más sencilla será la adaptación.
El 5 de octubre está cada vez más cerca.
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