La ciberseguridad no ha parado de hacerse más y más importante en los últimos año, y la conectividad es una de las principales razones que llevan a demandar sistemas cloud más fiables. El software de gestión documental tiene que asegurar que se pueden intercambiar documentos e informaciones de manera segura a través de Internet y, a su vez, que se pueden almacenar en la nube sin ningún peligro. Esto ha llevado a diferentes auditorías a aparecer y a exigir, por ejemplo, certificación SOC 2 Tipo 2 (System Organization Control).
La seguridad en la red es imprescindible a día de hoy porque permite que se realicen trabajos de forma privada. La exclusividad de acceso puede decidirse y configurarse, dejando que solo los usuarios habilitados puedan adentrarse a leer o modificar los documentos almacenados en la nube. De esta forma, se restringe su acceso y su utilización. Esta manera de trabajar es la más habitual a día de hoy en todos los ámbitos laborales y se ha convertido en la base para la confianza en documentos compartidos.
Docuware es un software para gestiones documentales que fue diseñado para automatizar flujos de trabajo. En este sentido, permite que las actividades laborales sean mucho más fluidas e independientes, reduciendo la carga laboral al personal. Su mecanismo de funcionamiento es sencillo y permite realizar procesos complejos de manera rápida y transparente. Se puede utilizar para capturar documentos, para archivarlos de forma segura a corto o largo plazo o para buscar información concreta en los archivos.
En definitiva, esta herramienta de trabajo permite aprovecharse de soluciones creadas en la nube para las gestiones documentales personalizadas. La herramienta viene también con una amplia provisión de automatizaciones. Estas pueden adaptarse las necesidades de cada sector, ámbito de trabajo o incluso características de los documentos albergados en los clouds. Por otra parte, cuenta con el proceso de auditoría superado, siendo ya una garantía de éxito muy fiable, pues dispone de la certificación SOC.
Este control se ha vuelto necesario cuando se pretende cumplir con normativas de ámbito nacional e internacional. También están incluidas de forma indispensable a día de hoy en algunos sectores laborales. En este sentido, DocuWare está sometida de forma continua a auditorías que evalúan y corroboran la calidad del servicio. Son una parte importante de las compañías medianas o grandes que cuentan con muchos trabajadores que funcionan de forma simultánea en los mismos documentos de trabajo.
Por otra parte, hay un gran porcentaje de la población que se ha pasado a lo que se conoce como teletrabajo. Este sistema hace que las oficinas compartan espacio con los hogares. En esta modalidad, los empresarios no pueden controlar a los empleados de forma directa y constante. Por eso, se vuelve más seguro disponer de sistemas de control garantizados que restrinjan accesos y creen un historial de los mismos para evitar posibles problemas. También, al estar registrado todo, evita culpas innecesarias a los trabajadores.
En conclusión, a la hora de hablar de ciberseguridad, está claro que no se puede dejar de apostar por las mejoras. La conectividad de todos los trabajadores de una compañía es esencial. Por eso, un software de gestión documental es la mejor manera de ofrecer conexiones en la nube para todo el personal que lo necesite, de forma segura, rápida, cómoda y fiable. Para más confianza, se puede buscar el cumplimiento de la certificación SOC 2 Tipo 2 y otras auditorías que velen por un mejor servicio.