La digitalización de los procesos empresariales no es solo una tendencia, sino una necesidad impuesta por las nuevas normativas y el entorno competitivo. El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) ha emergido como una herramienta clave para facilitar esta transformación. A su vez, la Ley Crea y Crece en España ha puesto un mayor énfasis en la necesidad de digitalizar las empresas, simplificar la creación de negocios y fomentar el crecimiento empresarial. En este artículo, exploramos cómo IDP está impulsando la automatización del manejo de documentos, su integración con plataformas como DocuWare, y cómo todo esto encaja en los requisitos y oportunidades que ofrece la Ley Crea y Crece.
El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una tecnología que utiliza inteligencia artificial (IA) y algoritmos de aprendizaje automático (Machine Learning) para capturar, procesar y extraer datos de documentos no estructurados o semiestructurados. A diferencia de las soluciones tradicionales, que solo digitalizan el texto mediante OCR, IDP permite comprender el contexto, extraer información clave y automatizar tareas asociadas, como la clasificación y envío de los documentos a los sistemas empresariales correspondientes.
IDP permite que las empresas optimicen su gestión documental sin intervención manual, procesando grandes volúmenes de datos en tiempo real y con una alta precisión. Este nivel de automatización es esencial para cumplir con la demanda creciente de digitalización impuesta por normativas como la Ley Crea y Crece, que exige que las empresas adopten sistemas más ágiles y transparentes.
DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo que facilita la digitalización de documentos, la organización eficiente y el acceso rápido a la información. Gracias a la adquisición de natif.ai, IDP complementa a la perfección la cartera de productos de DocuWare. Sus avanzadas funciones de reconocimiento ayudan a identificar y extraer automáticamente datos de documentos de baja calidad, complejos y manuscritos. Esto es posible gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento de texto manuscrito (HTR) basados en IA. Con IDP, los archivos pueden separarse automáticamente en páginas individuales, eliminando la necesidad de añadir manualmente códigos de barras. A continuación, los documentos pueden organizarse de forma inteligente por contenido o criterios predefinidos, lo que facilita enormemente la búsqueda y el acceso a documentos específicos.
La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022 en España, tiene como objetivo fomentar la creación y expansión de empresas mediante la eliminación de barreras burocráticas y la simplificación de trámites. Uno de sus componentes clave es la facturación electrónica obligatoria para todas las empresas, lo que obliga a las pymes y grandes corporaciones a adoptar tecnologías que faciliten el cumplimiento de esta nueva regulación.
La integración de IDP con DocuWare, en el marco de la Ley Crea y Crece, ofrece una serie de beneficios clave para las empresas que buscan digitalizarse, ser más eficientes y reducir costes:
1. Ahorro de Tiempo y Recursos
El procesamiento manual de documentos, especialmente con la exigencia de facturación electrónica, es costoso y consume tiempo. Con IDP y DocuWare, las empresas pueden automatizar este proceso, lo que ahorra tiempo y permite dedicar recursos a tareas más estratégicas.
2. Reducción de Errores y Costes
La automatización disminuye los errores humanos que podrían dar lugar a problemas de cumplimiento o retrasos en los pagos. Esto no solo reduce costes operativos, sino que también protege a las empresas de posibles sanciones legales.
3. Cumplimiento Fácil de la Ley Crea y Crece
La capacidad de manejar facturas electrónicas de forma automática asegura que las empresas cumplan con los nuevos requisitos de la Ley Crea y Crece, lo que simplifica las auditorías y garantiza la transparencia en las operaciones comerciales.
4. Acceso Rápido a la Información
DocuWare, junto con IDP, permite acceder a los documentos de manera rápida y eficiente, lo que facilita el control y seguimiento de facturas, contratos y otros documentos clave, ayudando a las empresas a estar siempre al día y preparadas para cualquier revisión o auditoría.
5. Escalabilidad para Crecer
Con la Ley Crea y Crece incentivando la creación de nuevas empresas y la expansión de las existentes, contar con un sistema escalable como la integración de IDP y DocuWare es una ventaja competitiva. Las empresas pueden manejar más documentos sin tener que preocuparse por aumentos en los costes operativos o la necesidad de contratar más personal.