Factura Electrónica ¿Qué es?

La facturación electrónica ha venido para quedarse y será obligatoria. 

Esta factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la factura en papel. Como diferencia que se envía a través de un sistema informático legal garantizando autenticidad e integridad del contenido.
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Software sencillo de usar:

Software checklist de fácil uso. Autodespro es muy intuitivo y eso facilita su uso en el despacho. El objetivo es hacer más sencillos los checklist contable y fiscal.

Enlace en tiempo real:

Integrado con Sage Despachos Connected en tiempo real, sin necesidad de tener que importar la documentación contable y fiscal a revisar.

Saldos vivos y conciliaciones:

Calcula automáticamente saldos vivos de un extracto de cuentas y las partidas conciliatorias en las diferencias entre cuentas de otras contabilidades del despacho.

Exportar informes fiscales:

Autodespro puede exportar el resultado de las pruebas analizadas en Word o PDF. Ofrece también un resumen general con todas las empresas del despacho.

Ventajas y beneficios de la factura electrónica

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Automatización de procesos

Acelera el flujo de trabajo y reduce los errores humanos, se la velocidad de las transacciones y simplificar el trabajo.

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Ahorro de costes

Ahorro de casi el 70% de los costes, tanto en gestiones como en ahorro de papel, impresión y emisiones.

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Control de errores y trazabilidad

Se consigue minimizar errores y en caso de existir dichos fallos con el formato de factura digital se consigue rastrearlos con mayor facilidad.

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Protección

Es imposible manipular una factura de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están  protegidas en caso de conflicto. 

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Impuestos

Mayor facilidad a la hora de la presentación de impuestos, visualizando tus impuestos en tiempo real.
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Evitar sanciones

La Ley Crea y Crece prohibirá emitir facturas en papel en operaciones realizadas entre negocios.

Ley sobre la factura electrónica

La medida busca reducir el uso de papel y agilizar la gestión administrativa, lo que supone un ahorro de tiempo y recursos para las empresas. 

El 28 de Septiembre de 2022 se aprobó la Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece que: 

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”

  • Facturación electrónica obligatoria: normativa legal

    Todas las facturas deben garantizar: 

    • La legibilidad de la factura.
    • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
    • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

    La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

     

    La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

    • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
    • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
    • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
    • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
  • Sanciones por no cumplir con la factura electrónica

    Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 33 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

     

    • Si no se presenta la factura electrónica obligatoria, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros.
    • Si no se cumple con el periodo mínimo de almacenamiento se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros.
    • No cumplir las exigencias fiscales y contables el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

La ley 25/2013 establece la obligación de las empresas de hacer la factura electrónica para administraciones públicas y en su artículo 4, esta medida es donde se ven afectadas las sociedades anónimas y las responsabilidad limitada.

En cuanto a los plazos de implantación, tanto las empresas como los autónomos disponen de un periodo de adaptación para cumplir con la nueva normativa.

Las empresas productoras y comercializadoras de software dispondrán del plazo de nueve meses, a partir de la publicación de la Orden Ministerial en que se detallen los requisitos técnicos de desarrollo del propio Reglamento para ofrecer sus productos adaptados a la normativa.

El nuevo reglamento de la factura electrónica obligatoria en España, trae consigo importantes novedades para las empresas y autónomos. 

Se fomenta la adopción de firmas electrónicas, así como la implementación de métodos de almacenamiento a largo plazo para garantizar su legitimidad y accesibilidad en el futuro.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha decidido que este 2024, entra en vigor del reglamento que obligará a todas las empresas y profesionales de disponer de herramientas de facturación y remisión de registros conectadas de manera continuada con la Agencia Tributaria.

Obligaciones del emisor de una factura electrónica

emisor factura
Las principales obligaciones del emisor son:
  • Cumplir con los requisitos mínimos exigidos de una factura a través de una aplicación o software de facturación.
  • Asegurar la legibilidad, accesos, visualización y descarga.
  • Conservar la base de datos.
  • Contabilizar cada factura. 
  • Garantizar la autenticidad, integridad de cada una de las facturas.

Obligaciones del receptor de una factura electrónica

Toda persona que recibe una factura electrónica tendrá la obligación de:
  • Firmar de forma segura a través de una plataforma que permita la firma digital.
  • Conservar la factura recibida en formato original y asegurar su legibilidad.
  • Acceso a la lectura, copia y descarga de la factura.
receptor factura

Plazos autónomos y empresas para utilizar la factura electrónica

En cuanto a los plazos para implantar la factura electrónica, los autónomos y las empresas disponen de un plazo de adaptación de seis meses a partir de la entrada en vigor de la ley.

Empresas que facturen más de 8 millones
Empresas que facturen más de 8 millones:

Plazo más corto para implementar la factura electrónica. Se exigirá que adopten este sistema dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigor de la ley. Este enfoque tiene como objetivo estimular la adopción temprana de la facturación electrónica entre las empresas más grandes.

Esto significa que las empresas con una facturación superior a 8 millones tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para adaptarse.

 

Empresas que facturen menos de 8 millones
Empresas que facturen menos de 8 millones:

Para empresas y autónomos con esta facturación, los plazos son algo más flexibles. Tendrán 2 años a partir de la entrada en vigor de la normativa específica de facturación electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas( antes de finales de 2025 o incluso principios de 2026).

Sin embargo, los autónomos individuales no estarán obligados a informar el estado de sus facturas hasta finales de 2026 o principios de 2027. 

 

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Envío de facturas

Se enviará la factura a través de un software homologado por la Agencia Tributaria y acorde con la normativa.

Software de facturación

Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales que cuente con la seguridad o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la nube

Datos del cliente

Selecciona el cliente y otra información relacionada:
Nombre o razón social, NIF o CIF, Dirección fiscal, Servicio, IRPF.
El estado de cobro/pago de las facturas,códigos QR  y códigos alfanuméricos.

Formato y tipos de la Factura electrónica

En la actualidad, las empresas tienen diferentes opciones para tramitar sus facturas electrónicas. En primer lugar, debes saber en qué casos te afecta la obligación de emitir factura electrónica. Cada caso puede requerir generar la factura en un formato diferente, contener ciertos datos concretos y enviar la factura electrónica a través de una red o plataforma diferente.

Existen diferentes maneras o herramientas que te permite generar la factura electrónica. Por ejemplo, puedes hacerlo con Facturae, que es la herramienta que proporciona el Ministerio. A pesar de esto, es una herramienta difícil de usar y poco eficaz para las empresas.

Por otro lado, existen otro tipo de aplicaciones, soluciones o sistemas, que te permite generar la factura electrónica de una forma más sencilla y eficiente para tu empresa como Nuestro software de facturación.

Para saber qué es una factura electrónica correctamente es necesario conocer los distintos formatos de factura electrónica que podemos utiliza

  • Factura electrónica estructurada

    Compuesta por datos estructurados,  documento digital que permite que las facturas sean generadas y leídas de forma automática por programas informáticos de facturación.

    Las facturas estructuradas son las requeridas por las administraciones públicas, que en su programa FacturaE utilizan el formato XML, el más común de estas facturas, aunque también pueden verse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS. 

  • Factura electrónica no estructurada
    Son aquellas que no están compuestas por datos estructurados, sino por un documento normal. Normalmente son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF.

Recursos Gratuitos

3 cambios legislativos que afectarán a tu empresa

Webinar

¿Te lo perdiste? Accede al video y no pierdas la oportunidad de analizar al detalle cómo afectan estas normas a tu empresa: 

  • Ley Crea y Crece - Facturación electrónica. Obligaciones para empresas y profesionales.
  • Ley antifraude. Proyecto Reglamento para los Sistemas Informáticos de Facturación "SIF". Código QR y descripción verificable por autoridades españolas. VAT In the Digital Age (VIDA). Facturación intercomunitario y afectación a operaciones doméstica.
  • Ronda de preguntas por parte de los asistentes.

Cambios legales 2024. La nueva facturación, ley Antifraude, ley Crea y Crece

Webinar

¿Has oído hablar de la Ley Antifraude? … ¿y de la Ley Crea y Crece?¿Cómo hacer una factura electrónica con la nueva ley?

Te damos accesos a nuestro Webinar para informarte de todas las novedades, aspectos clave y cuestiones de interés la Ley Antifraude (Ley 11/2021), Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Así como otros temas relacionados con la AEAT (nuevas obligaciones de información, etc.)

Conoce nuestros software de facturación electrónica

Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para la nueva normativa.

Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible, solo programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas. Nuestro software de facturación es una plataforma de facturación electrónica rápida y segura, envía y recepciona documentos electrónicos a redes públicas y privadas de forma rápida y segura.

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