El panorama empresarial en particular las pymes, autónomos y las microempresas, se enfrentan a una necesidad urgente de adaptación a las demandas de la digitalización.
Esto, sumado a la creciente demanda de la sociedad por una mejora constante en la asistencia y control tributario por parte de las administraciones, requiere la estandarización y modernización de los software y sistemas electrónicos utilizados en los procesos de contabilidad, facturación y gestión, de empresarios y profesionales.
Para modernizarse eficazmente es imperativo no sólo asegurar la interconexión entre los distintos sistemas informáticos, sino también garantizar su compatibilidad con los de clientes, proveedores y administraciones gubernamentales.
Además de estas medidas, es fundamental garantizar también la calidad y confiabilidad de la información, evitando cualquier alteración no autorizada de los datos, manteniendo la trazabilidad y prohibiendo el uso de software diseñado para la supresión y manipulación de registros de ventas.
Tras la publicación de las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal se publica el nuevo Reglamento de Certificación de Software.
Estas medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal están recogidas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, o en Reglamento de Certificación de Software. El mismo desarrolla las especificaciones de la prohibición de programas de facturación de doble uso que introdujo la Ley Antifraude en julio de 2021.
REAL DECRETO 1007/2023, DE 5 DE DICIEMBRE POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS REQUISITOS QUE DEBEN ADOPTAR LOS SISTEMAS Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS O ELECTRÓNICOS QUE SOPORTEN LOS PROCESOS DE FACTURACIÓN DE EMPRESARIOS Y PROFESIONALES, Y LA ESTANDARIZACIÓN DE FORMATOS DE LOS REGISTROS DE FACTURACIÓN.
Puedes consultar en este enlace la publicación oficial.
¿A qué y a quién afecta el nuevo reglamento de certificación de Software de facturación?
La Agencia Tributaria ha decidido que este 2024, entra en vigor del reglamento que obligará a todas las empresas y profesionales de disponer de herramientas de facturación y remisión de registros conectadas de manera continuada con la Agencia Tributaria.
El reglamento afecta a los programas de facturación de doble uso, desarrollando en el mismo las especificaciones de su prohibición. Los afectados por la obligación a este nuevo sistema serán:
- Empresas y profesionales que:
- Emitan facturas, a excepción de aquellas que estén obligadas a la presentación del SII.
- El Reglamento será aplicable en todo el territorio español.
- En cuanto a los obligados tributarios de País Vasco y Navarra, solamente les aplicará cuando se tenga domicilio fiscal en territorio común.
- Productores y comercializadores de sistemas informáticos que soporten procesos de facturación
¿Cómo y cuándo afecta el nuevo reglamento de certificación de Software de facturación?
El reglamento establece que los softwares de facturación deberán de cumplir con tres requisitos básicos:
- El primero de ellos será impedir la destrucción y/o modificación de las facturas emitidas
- El segundo se trata de que todas las facturas se emitan con código QR. En el caso de que se emitan facturas electrónicas, el código QR se podrá substituir por el contenido al cual representa el código QR.
- El tercero es dar la opción a los usuarios de enviar las facturas emitidas a la Agencia Tributaria. Además, los programas deberán llevar un registro de los eventos que realicen sus usuarios, tales como el encendido y apagado, los errores producidos, o la instalación y actualizaciones realizadas y deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
Por último, y no menos importante, se establece que será obligatorio para las empresas y profesionales disponer de un programa de facturación adaptado a los requisitos legalmente establecidos.
Las empresas productoras y comercializadoras de software dispondrán del plazo de nueve meses, a partir de la publicación de la Orden Ministerial en que se detallen los requisitos técnicos de desarrollo del propio Reglamento para ofrecer sus productos adaptados a la normativa.
Asimismo, y en el mismo plazo que las empresas de software, AEAT deberá tener preparado su sistema para la recepción de las facturas emitidas por softwares verificados.
En España y países con facturación electrónica B2B obligatoria, ya no habrá envíos de facturas en PDF ni Excel , sino comunicaciones entre sistemas y programas informáticos o electrónicos a través de plataformas privadas y también públicas para los procesos de contratación B2G.
Los formatos y formas de comunicarse son cosas de proveedores tecnológicos. En Control Group nos ocupamos de la tecnología, nuestros clientes, de la seguridad de saber que están en buenas manos, y que la transición será fácil.
Normas contra las prácticas de elusión fiscal
Para abordar las prácticas de evasión fiscal, se ha implementado un conjunto de regulaciones para modificar varias leyes fiscales, además, se han adoptado disposiciones para permitir la especificación de normas técnicas para los programas informáticos y sistemas electrónicos utilizados en los procesos de contabilidad, facturación y gestión de las entidades económicas. Estas regulaciones también describen los requisitos para una certificación adecuada y formatos estandarizados para garantizar la legibilidad.
La utilización de procesos digitales en la gestión empresarial es crucial para registrar y monitorear con precisión las operaciones y emitir facturas. El uso eficaz de estos sistemas informáticos no sólo ayuda a gestionar y monitorear las actividades comerciales internas, sino que también tiene importancia para las autoridades tributarias a la hora de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Este uso responsable es vital para el Tesoro Público, ya que garantiza datos veraces y conformes con las exigencias legales, contribuyendo así a la sostenibilidad del Estado social y democrático.
El uso de estos sistemas informáticos ha presentado nuevos desafíos a la Administración Tributaria, por un lado, la necesidad de acceder e interactuar con los datos en su formato nativo sin transferencias ni conversiones informáticas y, por otro, con prevenir de manera proactiva y estricta cualquier comportamiento que comprometa la integridad, como la manipulación o alteración de registros una vez generados.
Los requisitos básicos del reglamento de programas de facturación para este 2024 son:
- Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
- Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
- Incentivar al consumidor final para que solicite los comprobantes de sus operaciones y pueda remitir voluntariamente a la Administración tributaria la información básica de esas facturas para verificar su registro y la exactitud de los datos reflejados en las mismas.
- Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados, dificultando la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas. Entre dichos elementos se pueden citar, el encadenamiento de datos de facturas, las huellas digitales del contenido de las mismas, el empleo de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital para asegurar el no repudio de los registros.
- Contribuir a una mayor igualdad ante la ley y a un reforzamiento de los principios de equidad y capacidad contributiva en el reparto de las cargas tributarias.
- Conseguir una mayor eficacia en la comprobación tributaria de los órganos que tienen asignada esa competencia.
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.
Por ello, este real decreto se centra exclusivamente en garantizar que los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de los obligados tributarios cumplan el conjunto de estos requisitos, quedando fuera de su ámbito objetivo los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales.
Novedades para Ley Antifraude
¿Cúando? Desde el 01 de Julio 2025 obligación de facturar con un software certificado
¿A quién? A toda empresa o autónomo que facturen menos de 6 millones de € y que realicen una factura o factura simplificada.
La Ley Antifraude es obligatoria para todas las empresas y profesionales radicados en territorio español, incluidas las Islas Canarias, Ceuta y Melilla, con las siguientes excepciones: Los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Cómo? Necesidad de software certificado por Hacienda para facturar.
¿Qué? Requisitos del Software:
- Software Certificado
- Código QR en facturas
- Garantizar la trazabilidad de las facturas
- Preparado para comunicar Facturas a la AEAT (Verifactu)
Sanciones
- A Empresas: 50.000€
- A empresas desarrolladoras de software: 150.000€
Software de Sage – Antifraude
¿Qué software de Sage se certificarán en antifraude?
Los programas de Sage que se certificarán son los productos englobados en SBCA (Sage Business Cloud):
- Sage Active
- Sage 50
- Sage 200
- Sage Despachos
- Sage X3
FacturaPlus y Eurowin quedarán fuera de la regularización
FacturaPlus y Eurowin no se certificarán en antifraude debido a la imposibilidad tecnológica a adaptar estos requerimientos, por ejemplo, hay una incompatibilidad técnica en la DLL que desarrolla el código QR.
ContaPlus no está afectado directamente, pero si la empresa no se acoge a verifactu (comunicación de facturas automáticas a la AEAT) puede tener un problema de trazabilidad de las facturas con la contabilidad por lo tanto puede incumplir con la ley, porque al no enviar automáticamente las facturas a la AEAT la factura puede no estar contabilizada correctamente.
La Ley Antifraude obligará a las empresas a utilizar programas que:
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Impidan la modificación y eliminación de facturas
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Permitan la trazabilidad de las facturas
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Estén capacitados para enviar facturas a la AEAT.
Por lo tanto, los fabricantes de software deben asegurar que sus aplicaciones cumplen con los requisitos legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, y tener la capacidad de enviar tales registros de una forma mecánica y automatizada a la AEAT.
El incumplimiento acarrea importantes sanciones para el fabricante del software y para la empresa que lo utiliza si no está regulado (Todas las empresas excepto Empresas SII, territorios forales)
Sanciones:
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Fabricantes de software: 1508 Millones € /ejercicio y aplicación
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Empresas: 50 Millones €/ejercicio
Obligación:
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Obligación de facturar todas las facturas y facturas simplificadas (tickets) con software
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La obligación afecta a todos los empresarios y a todo tipo de facturas, exceptuando las empresas acogidas al SII, Territorios Forales.
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Si no optas por VeriFactu, tendrás mayores controles de la Inspección Tributaria y tendrás que hacer las gestiones manualmente y con firma electrónica
Beneficios:
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Protección del consumidor, Integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
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Si optas por el sistema VeriFactu, Automatizas los libros registro (de ventas e ingresos o de ingresos en el IRPF y de facturas expedidas en el IVA).
Novedades para Ley Crea y Crece (18/2022, de 28 de septiembre)
Aunque la factura en papel siga en circulación, en 2025 la factura electrónica se convertirá en el modo de intercambio dominante a nivel mundial entre empresas, profesionales y Administraciones Publicas.
En varios países del mundo (Italia, México, Brasil, etc.), la facturación electrónica entre empresas privadas ya es obligatoria.
La UE ha establecido como fecha límite el 2028 para armonizar entre todos los países miembros.
La ley Crea y Crece es una de las principales reformas del Plan de Recuperación. Tiene como objetivo principal facilitar la creación de empresas e impulsar la competitividad y el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas españolas, mejorando su acceso a la financiación y reduciendo la morosidad.
Obligación
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Expedir y recibir Factura Electrónica en todas sus relaciones entre empresas y/o autónomos, o entre empresas y entidades públicas.
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Controlar su estado de pago.
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Facilitar su consulta durante al menos 4 años.
Será necesario disponer de una plataforma de servicios de facturación que garantice el acceso a las facturas electrónicas gratuitamente.
Dos fases:
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Empresas Facturación > 8M€ – 1 año después aprobación Reglamento
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Resto – 2 años después aprobación Reglamento
Beneficios
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Digitalización entre empresas.
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Importar, procesar y contabilizar facturas electrónicas recibidas en el software.
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Reducir los periodos de pago de las facturas.
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Transparencia en el estado real de la facturación.
Necesidad
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Comunicación electrónica de facturas. No son válidos los archivos en formatos pdf.
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Disponer de un software adaptado y una plataforma de servicios sobre las facturas electrónicas.
Si quieres tener un software, siempre al día de los cambios legales, ya sea un cambio fiscal, laboral, mercantil o de contabilidad y facturación con el software de Sage de de Control Group cumplirás con cualquier normativa.
