Uno de los cambios más significativos es que a partir de ahora la factura electrónica será obligatoria para todas las transacciones entre empresas y profesionales. Esto significa que las empresas y autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas en todas sus relaciones comerciales. Esta medida tiene como objetivo reducir el uso de papel y agilizar la gestión administrativa, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos para las empresas.
Además de ello, el recién implementado reglamento de certificación de software de facturas ha establecido un formato claramente estructurado para la emisión de facturas electrónicas, lo cual permitirá una mejor interacción entre los diversos sistemas de facturación.
También, se han especificado una serie de exigencias técnicas y formales que deben cumplirse para que las facturas electrónicas sean consideradas válidas, lo que asegura su integridad y autenticidad.
Ley Crea y Crece: factura electrónica obligatoria
El 28 de Septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”
Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá ahora a todo el sector privado. Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales.
Según la Ley Crea y Crece, el uso de factura electrónica pasa a ser obligatorio en España para impulsar la digitalización de los procesos comerciales y administrativos teniendo como objetivo:
• Agilizar las transacciones comerciales.
• Minimizar el uso de papel.
• Combatir el fraude fiscal.
• Mejorar la eficiencia de la gestión de documentos contables.
¿Para cuándo será obligatoria la factura electrónica?
En cuanto a los plazos de implantación, tanto las empresas como los autónomos disponen de un periodo de adaptación para cumplir con la nueva normativa.
El nuevo reglamento de la factura electrónica obligatoria en España, trae consigo importantes novedades para las empresas y autónomos.
Se fomenta la adopción de firmas electrónicas, así como la implementación de métodos de almacenamiento a largo plazo para garantizar su legitimidad y accesibilidad en el futuro.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha decidido que este 2024, entra en vigor del reglamento que obligará a todas las empresas y profesionales de disponer de herramientas de facturación y remisión de registros conectadas de manera continuada con la Agencia Tributaria.
¿Qué plazos tienen los autónomos y empresas para utilizar la factura electrónica?
En cuanto a los plazos para implantar la factura electrónica, los autónomos y las empresas disponen de un plazo de adaptación de seis meses a partir de la entrada en vigor de la ley.
Durante este tiempo, todavía podrán emitir facturas en papel, pero también deberían empezar a prepararse para la transición a la facturación electrónica. Es fundamental que aprovechen este tiempo para familiarizarse con los requisitos técnicos y formales para las facturas electrónicas válidas.
Plazo para empresas que facturen más de 8 millones
Además, las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros tendrán un plazo más corto para implementar la factura electrónica.
Se les exigirá que adopten este sistema dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigor de la ley. Este enfoque tiene como objetivo estimular la adopción temprana de la facturación electrónica entre las empresas más grandes, racionalizando efectivamente las operaciones comerciales a gran escala.
Esto significa que las empresas con una facturación superior a 8 millones tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para adaptarse plenamente a la nueva realidad de la factura electrónica.
Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones
Para empresas y autónomos con una facturación anual inferior a 8 millones de euros, los plazos son algo más flexibles. Tendrán 2 años a partir de la entrada en vigor de la normativa específica de facturación electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas.
El Ministerio de Economía ha emitido una actualización sobre el plazo para la adaptación de los autónomos a la nueva obligación de informar en tiempo real sobre sus facturas a proveedores y la Agencia Tributaria.
Ahora, se contará con un año adicional, lo que suma un total de 3 años desde la entrada en vigor del reglamento. Esta medida permitirá a los autónomos prepararse completamente para cumplir con sus obligaciones.
Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba ahora a principios de 2024, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de finales de 2025 o incluso principios de 2026.
Sin embargo, los autónomos individuales no estarán obligados a informar el estado de sus facturas hasta finales de 2026 o principios de 2027. Esta nueva obligación se aplicará a todos los autónomos que reciban facturas electrónicas, y tendrán un máximo de cuatro días para proporcionar cierta información a sus proveedores. Esto incluye confirmar o rechazar la factura, indicar la fecha de pago y especificar si el pago se realizó total o parcialmente.
Los autónomos que empleen el software público de Hacienda también estarán sujetos a la responsabilidad de informar acerca del estado de la factura electrónica. Sin embargo, su obligación recae directamente en la Agencia Tributaria, sin necesidad de comunicárselo a sus proveedores.
¿Quién está obligado a hacer factura electrónica?
La implementación de la facturación electrónica es requerida no solo para proveedores que realicen transacciones con el sector público, sino también para aquellos que tengan acuerdos comerciales con entidades que ya la estén adoptando. Este requisito es aplicable a autónomos, microempresas, pymes y grandes empresas que participen en transacciones sujetas a esta regulación.
Además, el requisito de emitir facturas electrónicas también se aplica a las facturas correctivas, que se emiten para corregir errores u omisiones en facturas emitidas anteriormente. En este caso, la normativa establece que las facturas rectificativas también deberán emitirse en formato electrónico, siguiendo los mismos requisitos y plazos que las facturas habituales.
¿Cómo funcionará la factura electrónica en España?
En España, la factura electrónica servirá como un documento digital que sustituirá a la tradicional factura en papel, con el objetivo de agilizar los procesos comerciales, disminuir el uso de papel, combatir el fraude fiscal y mejorar la eficiencia en la gestión de los documentos contables.
Para que una factura electrónica sea válida legalmente en España, es necesario que cumpla con ciertos requisitos técnicos y formales. Estos incluyen la utilización de una firma electrónica avanzada o un sistema equivalente que garantice la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido y la identidad del receptor. Además, es importante que las facturas electrónicas sean emitidas y guardadas en formato electrónico, siguiendo las normas y protocolos establecidos por la legislación vigente.
A la hora de emitirlas, las facturas electrónicas se pueden generar ya sea a través de un software de facturación electrónica o a través de la plataforma proporcionada por la Administración Pública (FACe) para la recepción de facturas electrónicas. Una vez emitidas, las facturas deberán enviarse al destinatario a través de medios electrónicos, como el correo electrónico, o a través de plataformas autorizadas de intercambio de facturas electrónicas.
Por otro lado, la gestión y conservación de las facturas electrónicas debe cumplir ciertos requisitos en materia de almacenamiento y custodia. Estas regulaciones estipulan que las facturas electrónicas deben conservarse en su formato electrónico original durante un período de tiempo específico para garantizar su integridad y accesibilidad para futuras referencias y verificaciones.
Objetivos de la de la factura electrónica
Los principales propósitos de la implementación de la factura electrónica en España, son:
- Mejorar la eficiencia administrativa en empresas privadas y entidades públicas, al eliminar la necesidad de procedimientos en papel y acortar los tiempos de entrega y registro de los documentos contables. Además, la implementación de la factura electrónica agilizará los procesos de pago y cobro, impulsando aún más la productividad y la eficacia.
- La digitalización de las facturas acarreará mejoras en el monitoreo y seguimiento de las transacciones de negocio, propiciando la identificación de actividades fraudulentas y evasión fiscal.
- La implantación de la factura electrónica en España tiene como objetivo reducir el consumo de papel y el impacto medioambiental asociado a la impresión de facturas en papel.
- La adopción de la factura electrónica impulsará la transformación digital en las empresas, fomentando el uso de herramientas y sistemas digitales para la gestión de facturación y contabilidad.
- Por último, el cambio de las facturas en papel tradicionales a la facturación electrónica aporta múltiples beneficios, incluida la reducción de costos de impresión.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
En la actualidad, las empresas tienen diferentes opciones para tramitar sus facturas electrónicas. En primer lugar, debes saber en qué casos te afecta la obligación de emitir factura electrónica. Cada caso puede requerir generar la factura en un formato diferente, contener ciertos datos concretos y enviar la factura electrónica a través de una red o plataforma diferente.
Existen diferentes maneras o herramientas que te permite generar la factura electrónica. Por ejemplo, puedes hacerlo con Facturae, que es la herramienta que proporciona el Ministerio. A pesar de esto, es una herramienta difícil de usar y poco eficaz para las empresas.
Por otro lado, existen otro tipo de aplicaciones, soluciones o sistemas, que te permite generar la factura electrónica de una forma más sencilla y eficiente para tu empresa.
Factura electrónica a un organismo público
Para tramitar una factura electrónica a un organismo público en España, por norma general se debe registrar en alguno de los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas (por ejemplo, enviar facturas a FACe). Existen más de diez PGE y todos te permiten subir el archivo de la factura de forma manual. Debes saber que proceder de esta manera tiene ciertos inconvenientes y es que requiere de un volumen de trabajo mayor, un proceso más manual y normalmente se pierde la trazabilidad de las facturas.
Otra opción es trabajar con un proveedor de facturación electrónica. Esto te permite enviar todas tus facturas electrónicas desde un mismo lugar, a todos tus clientes (públicos, privados e internacionales). Es importante en este caso que tu proveedor esté conectado con el mayor número de redes posible. De esta manera, el envío de la factura electrónica se realiza directamente desde la herramienta con la que trabajas y por norma general es tan fácil como apretar un botón.
Es crucial tener en cuenta que en este caso no es posible enviar las facturas a través de correo electrónico ni correo postal.
Factura electrónica a un contratista del Estado
Para cumplir con la Ley de Contratos del Sector Público, los subcontratistas deben tramitar sus facturas a través del Punto General de Entrada de FACeB2B. A diferencia del anterior, en este caso no es posible subir de forma manual el archivo de la factura electrónica. Por este motivo, las empresas que deben cumplir con esta ley no tiene otra opción que trabajar con un proveedor de facturación electrónica.
En este caso, tampoco es posible enviar las facturas a través de otro método de envío que no sea FACeB2B.
B2Brouter: La solución para emitir factura electrónica
B2Brouter es una plataforma de facturación electrónica que te permite enviar facturas electrónicas de forma sencilla rápida y segura. Es tan fácil como generar la factura electrónica a través de un formulario (o importarla) y realizar el envío con tal solo apretar un botón.
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Como se trata de una solución conectada con multitud de redes públicas y privadas y otras plataformas (incluidos los puntos generales de entrada de FACe, eFACT, PUEF, etc…), puedes conectar de forma sencilla con todos tus clientes públicos y privados de todo el mundo. Creando e-facturas en línea o importar facturas desde tu ERP de facturación, realizando el seguimiento desde cualquier dispositivo. Además tus proveedores podrán enviarte facturas en cualquier formato y tu las recibes en el formato que quieras, automatizando tu facturación de una forma efectiva.
Para gana tiempo y efectividad puedes integrar B2Brouter con tu ERP. La integración con B2Brouter te permitirá automatizar el proceso de facturación; y tener un control integral sobre las incidencias y estados de las facturas emitidas.
El Kit Digital y la facturación electrónica
Con el objetivo de modernizar el tejido productivo en España, el Gobierno ha lanzado este 2024 una nueva convocatoria para acceder al Bono Kit Digital, unas subvenciones para apoyar económicamente a las pymes en su proceso de digitalización y que será clave para facilitar la transición a la factura electrónica obligatoria.
La factura electrónica es uno de los criterios de evaluación del Bono Kit Digital, pues se utiliza para medir la madurez digital de las empresas y calcular así la subvención. Los profesionales que lo necesiten y cumplan los requisitos podrán acceder a estas subvenciones para financiar la transición a la factura electrónica.
Este programa proporcionará a las empresas que lo soliciten un bono de digitalización para comprar soluciones digitales ya disponibles en el mercado (como ERPs, e-commerce, soluciones de Business Intelligence, Facturación electrónica....). Y Control Group como agente digitalizador, te ayuda a implantar la solución que necesites.
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