Factura electrónica y Veri*factu: Hacienda unifica plazos y pospone la fecha a 2028

Factura electrónica obligatoria: el calendario oficial en el BOE

Para dar margen al tejido empresarial, la normativa establece un periodo transitorio dividido en dos grandes bloques según el volumen de facturación anual:

• Grandes empresas y corporaciones (> 8 millones de euros)

  • Fecha límite: 6 de octubre de 2027
  • Plazo de adaptación: 12 meses desde la puesta en marcha de los desarrollos definitivos.
  • A quién afecta: Empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros. Este grupo será el primero en tener que emitir y recibir facturas electrónicas conforme a los formatos y requisitos establecidos por la normativa.

• Pymes, micropymes y autónomos (≤ 8 millones de euros)

  • Fecha límite: 6 de octubre de 2028
  • Plazo de adaptación: 24 meses.
  • A quién afecta: El grueso del tejido empresarial en España, es decir, Pymes, micropymes y autónomos con una facturación anual igual o inferior a 8 millones de euros. Este grupo dispondrá de dos años para adaptar sus sistemas administrativos a la emisión y recepción de facturas electrónicas.

Hacienda pospone Veri*factu para hacerlo coincidir en 2028

Por otro lado, la normativa sobre los sistemas informáticos de facturación, conocida habitualmente como normativa Veri*factu, establece requisitos técnicos para prevenir el fraude fiscal y garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Su objetivo es impedir que las operaciones puedan modificarse o eliminarse sin dejar constancia, facilitando un registro seguro y verificable de la información. Dentro de este marco, VERI*FACTU es una de las modalidades de cumplimiento y se caracteriza por enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria. La adaptación de los programas a estos requisitos estaba prevista inicialmente para fechas anteriores, por lo que conviene diferenciar este calendario del correspondiente a la factura electrónica obligatoria.

Sin embargo, tras las peticiones de asociaciones profesionales y organizaciones empresariales para evitar costes duplicados y cargas administrativas, el Ministerio de Hacienda ha anunciado el aplazamiento de las obligaciones pendientes de Veri*factu hasta octubre de 2028. El objetivo es hacer coincidir su implantación con la factura electrónica obligatoria para empresas y profesionales cuya facturación anual no supere los 8 millones de euros.

Esta alineación, pendiente de concretarse en la correspondiente modificación normativa, busca facilitar una adaptación tecnológica coordinada para las pymes y los autónomos, en lugar de exigir cambios sucesivos en sus programas de facturación. Así, octubre de 2028 se convierte en el horizonte anunciado para planificar ambas adaptaciones, sin que ello elimine los requisitos específicos de cada normativa.

Diferencias clave: No confundas Veri*factu con la factura electrónica 

Aunque Hacienda ha anunciado la alineación de los calendarios, Veri*factu y la factura electrónica B2B siguen siendo obligaciones distintas. Cada normativa regula una parte del proceso de facturación, por lo que conviene entender sus diferencias para planificar la adaptación de tu empresa sin confundir requisitos:

• Veri*factu y el reglamento antifraude: establecen cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros. El objetivo es impedir que las operaciones se oculten o se modifiquen sin dejar constancia. Dentro de este reglamento, VERI*FACTU es la modalidad que remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria; no debe confundirse este envío con la entrega de la factura al cliente.

• Factura electrónica B2B, en el marco de la Ley Crea y Crece: regula la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas en las relaciones entre empresas y profesionales. Se centra en el intercambio de facturas en un formato estructurado que permita su tratamiento informático, y no simplemente en enviar un documento digital por correo electrónico.

En términos prácticos, una normativa se centra en la seguridad y el registro de las operaciones dentro del sistema de facturación, mientras que la otra regula el intercambio electrónico de las facturas entre los participantes de la relación comercial. Por eso, cumplir con una no sustituye el cumplimiento de la otra, conviene comprobar que tu software cubra ambos conjuntos de requisitos y que su integración con el resto de herramientas responda a las necesidades de tu empresa.

¿Qué exigirá la factura electrónica en el día a día de tu negocio?

Más allá de cambiar el papel o el tradicional PDF por un archivo digital, la nueva normativa transforma la operativa diaria de los departamentos de administración y la gestión documental en el contexto de la nueva normativa:

1. Uso de formatos estructurados e interoperables. La factura electrónica B2B debe permitir que los sistemas informáticos interpreten y procesen sus datos, no limitarse a mostrar una imagen del documento. Por ello, conviene revisar que tu software pueda generar y recibir los formatos exigidos por la normativa aplicable, facilitando el intercambio de información entre clientes y proveedores y reduciendo la introducción manual de datos.

2. Trazabilidad y seguimiento de los estados de la factura. La gestión no termina con el envío: también requiere organizar el seguimiento de la factura y las comunicaciones que correspondan, como su aceptación o rechazo y la información sobre el pago. Tu empresa deberá identificar qué estados debe comunicar, en qué plazos y quién será responsable de gestionarlos, conforme a los requisitos aplicables.

3. Conexión entre las plataformas de facturación y tu ERP.  Al evaluar una solución privada o la alternativa pública prevista, es importante comprobar los requisitos técnicos y las posibilidades de integración con tu software de gestión. Una conexión adecuada puede facilitar el envío y la recepción de facturas, evitar registros duplicados y centralizar la información necesaria para resolver incidencias.

El peligro de dejarlo para el final: la importancia de una transición integrada

Dejar la adaptación para los últimos meses puede concentrar en poco tiempo la actualización de los sistemas, las pruebas de funcionamiento y la formación del equipo. Esta acumulación de tareas aumenta el riesgo de errores, duplicidades y retrasos en la gestión de las facturas, además de añadir carga de trabajo a los departamentos administrativos.

Recurrir a procesos manuales o a portales externos desconectados de tu ERP puede obligar a introducir los mismos datos en varias herramientas y dificultar el seguimiento de cada factura. El problema no es utilizar una plataforma externa, sino que la información quede dispersa y sea necesario conciliarla de forma manual.

Por ello, conviene planificar una transición integrada: revisar cómo se emiten y reciben las facturas, comprobar la conexión entre las herramientas y definir quién gestionará las incidencias. Empezar con margen permite realizar pruebas, corregir desajustes y preparar al equipo antes de que las nuevas obligaciones resulten aplicables.

La solución: Automatiza la factura electrónica directamente desde tu ERP de Sage 

Integrar la facturación electrónica en tu ERP de Sage permite conectar este proceso con la gestión comercial, contable y administrativa de tu empresa. En lugar de trabajar con herramientas aisladas, la integración facilita el intercambio de información y puede reducir la introducción manual de datos y las tareas duplicadas.

Para empresas que trabajan con Sage 50, Sage 200 o Sage X3, conviene evaluar una integración adaptada a su versión, configuración y circuitos de facturación. El objetivo es cubrir las distintas fases del proceso, comprobando las funcionalidades disponibles en cada solución:

• Generación y emisión de facturas electrónicas desde el ERP. Aprovechar los datos ya registrados de clientes, operaciones e importes para preparar las facturas y conectarlas con el sistema de envío, reduciendo la necesidad de volver a introducir información.
• Recepción y validación de facturas de proveedores. Incorporar los documentos al circuito administrativo y configurar las comprobaciones disponibles para detectar información incompleta o discrepancias antes de continuar su tramitación.
• Seguimiento de los estados de las facturas. Conectar la información del ERP con la plataforma de facturación electrónica para facilitar la consulta de los estados y la gestión de incidencias. El alcance y la frecuencia de la sincronización deben verificarse en cada integración.

La implantación requiere algo más que instalar un conector: es importante revisar los datos, definir las responsabilidades del equipo y probar los circuitos de emisión y recepción. También conviene contrastar los requisitos normativos aplicables con las capacidades de la solución elegida, sin asumir que la integración garantiza por sí sola el cumplimiento.

Te ayudamos a evaluar la adaptación de tu entorno Sage y a planificar los siguientes pasos según las necesidades de tu empresa. Así podrás abordar la transición con un proceso definido, pruebas previas y un equipo preparado para gestionar la facturación electrónica en su trabajo diario.

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