En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre el Reglamento de Programas de Facturación que entra en vigor en 2024. La Ley 18/2022 fue creada para fomentar la creación y el crecimiento de las empresas, gracias a una serie de avances de tipo regulatorio y procedimental, con el objetivo de luchar contra la morosidad y el fraude, para lo cual obliga a la expedición, remisión y recepción de facturas electrónicas a todas las empresas y profesionales en sus relaciones comerciales, estableciendo que la facturación será electrónica para las transacciones a partir de 2024 .
Una transición sencilla hacia la
facturación electrónica obligatoria
La Agencia Tributaria ha decidido retrasar, hasta el 1 de julio de 2024, la entrada en vigor del reglamento que obligará a todas las empresas y profesionales de disponer de herramientas de facturación y remisión de registros conectadas de manera continuada con la Agencia Tributaria.
El reglamento está siendo modificado a la vista de las observaciones aportadas en la fase de información pública. Así, se exigirá que todas las facturas (completas y simplificadas) expedidas por los sistemas y programas informáticos o electrónicos (SIF) deberán incorporar un código QR que contenga algunos datos de la factura, de acuerdo la correspondiente Orden Ministerial.
Si bien la Ley Antifraude ya está en vigor, hay un punto referente a las obligaciones de los programas de facturación que está «en pausa». Concretamente el punto, que dice que se considerará una infracción el uso o fabricación de programas informáticos que:
No cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley.
Aquí es donde entra el Reglamento de Programas de Facturación, que establece los requisitos técnicos para poder cumplir con este punto de la Ley Antifraude.
En España y países con facturación electrónica B2B obligatoria, ya no habrá envíos de facturas en PDF sino comunicaciones entre sistemas y programas informáticos o electrónicos a través de plataformas privadas y también públicas para los procesos de contratación B2G.
Los formatos y formas de comunicarse son cosas de proveedores tecnológicos. En Control Group nos ocupamos de la tecnología, nuestros clientes, de la seguridad de saber que están en buenas manos, y que la transición será fácil. Estos son los ejes sobre los cuales se desarrollarán las especificaciones técnicas de la Ley.
Requisitos e información de la factura relativos al pago
Tanto el destinatario de la factura como su emisor deberán proporcionar información sobre los estados de la factura; a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago.
Requisitos de interconexión e interoperabilidad gratuitas.
Las soluciones y plataformas tecnológicas deberán garantizarlas. Además, se revelarán los detalles sobre requisitos a cumplir por empresas como Control Group, sobre formatos o lenguajes estandarizados aceptados, seguridad, control y estandarización de sistemas informáticos.
La conformidad legal será nacional e internacional.
Será importante estar preparados para un ámbito más amplio, con la mirada puesta hacia la digitalización de otros procesos como los pedidos de compra o de venta, ya que la reglamentación de cada país está en constante evolución.
Sobre el archivado de facturas electrónicas.
Las empresas tendrán que facilitar gratuitamente copia de las mismas a los clientes que la soliciten durante un plazo de cuatro años desde su emisión. Las empresas prestadoras de servicios al público en general de especial trascendencia económica deben mantener el acceso de los usuarios a sus facturas por medios electrónicos durante 3 años incluso en caso de finalización de contrato o revocación de su consentimiento para recibir facturas electrónicas.
¿Qué puedes hacer para anticiparte?
Utilizar de forma segura los datos de factura obligatorios, en todas las transacciones (B2B nacional e internacional, B2G y B2C, incluyendo el SII del IVA) + elección de la plataforma de envío y recepción de facturas y prevé los impactos de las leyes y actualizaciones reglamentarias en los sistemas informáticos.
Evita los cuellos de botella
Empieza ya a informarte con tu proveedor, no lo dejes para cuando la Ley entre en vigor. Anticipa las adaptaciones a realizar y la formación de tus equipos a la nueva forma de trabajar y a los nuevos entornos y procesos. Acuérdate que este cambio va a impactar a más de un departamento en tu empresa.
Evita las sanciones
Las empresas prestadoras de servicios al público de especial trascendencia económica y otras con elevada facturación que deban tener interlocución telemática con sus clientes o usuarios, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros si no cumplen las obligaciones previstas del artículo 2.1. de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
Refuerza las relaciones con proveedores y clientes…y con Hacienda
Te conviene llevarte bien con Hacienda, pero también con tus clientes, que esperan de ti que estés al día con la facturación, y lo mismo con tus proveedores, que esperan recibir información sobre el pago, conforme con la Ley.
Todos tus flujos documentales desde un solo entorno
Las normativas, tecnologías y necesidades evolucionan, es imprescindible tener un solo entorno de trabajo capaz de acompañarte en esta evolución, para todas tus transacciones del presente y futuro, B2B, B2G, B2C, nacionales e internacionales.
Este cambio va a impactar a todas empresas y autónomos. Esto puede asustar, pero pronto nos daremos cuenta que será mucho mejor en muchos aspectos, una vez nos hayamos adaptado todos a las nuevas formas de proceder.
En Control Group estamos pendientes de más noticias por parte del Gobierno y el desarrollo de la Ley de facturación electrónica obligatoria a partir de 2024, el mayor reto de los próximos meses, por eso es importante prepararse desde ya.