La facturación electrónica ya no es solo una opción para empresas y autónomos; pronto será una obligación en muchas relaciones comerciales. Esta transformación digital no solo implica cumplir con nuevas normativas, sino que también abre oportunidades para optimizar procesos, reducir costos y mejorar la gestión financiera.
En esta guía, te explicamos qué es la facturación electrónica, sus beneficios, los requisitos legales y cómo Sage puede ser tu mejor aliado para implementar este cambio con éxito.
Aquí tienes toda la información actualizada sobre cómo puedes realizar la factura electrónica por primera vez sin perderte y orientarte hacia una adaptación fluida a la nueva normativa:
- ¿Qué es la facturación electrónica?
- Beneficios de la facturación electrónica para empresas y autónomos.
- Cómo afecta la factura electrónica a las empresas.
- En quién pueden apoyarse las empresas.
- Por qué Sage es una herramienta confiable para la facturación.
- Documentos y requisitos legales para emitir facturas electrónicas.
- Explicación de los términos clave: XML, Facturae, firma digital.
- Factura electrónica, ¿qué necesito para crearla?
- Requerimientos técnicos y acceso al sistema de facturación.
- Cómo generar una factura electrónica paso a paso.
- La guía «Factura electrónica: Cómo sobrevivir a tu primera vez»
En estos momentos, muchas personas se plantean cómo hacer una factura electrónica y en qué se diferencia de la tradicional. La razón de este interés profundo y repentino es que se va a ir generalizando de forma obligatoria en las relaciones B2B.
Introducción a la Facturación Electrónica
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un documento digital que reemplaza las facturas tradicionales en papel, cumpliendo con los requisitos legales y técnicos que garantizan su validez fiscal. Utiliza formatos específicos, como Facturae o XML, y mecanismos de seguridad como la firma digital para asegurar la autenticidad y la integridad del contenido.
En cuanto a la seguridad, hay algunos aspectos clave:
- La recepción electrónica de facturas evita errores en la introducción de datos.
- Una factura electrónica debe incorporar mecanismos que aseguren que el mensaje es auténtico e íntegro.
No se trata de un tipo de factura cualquiera por dos razones:
- Es una de las grandes tendencias en digitalización de la facturación. Se prevé que, paulatinamente, una mayor proporción de las operaciones siga este formato.
- Las normas regulan diversos aspectos obligatorios: formatos, plataformas, casos en los que es obligatoria… Es un medio para asegurar la autenticidad e integridad. Por tanto, no puedes hacerlas como quieras.
Beneficios de la facturación electrónica para empresas y autónomos
Una factura electrónica o eFactura es una versión digital, con ciertas características obligatorias, de las facturas tradicionales. Y el paso de uno a otro formato posee, entre otros motivos, la reducción de costes y el incremento de la seguridad.
La factura electrónica tiene la ventaja de que puedes digitalizar la información sobre los estados de factura. Puedes dejar constancia electrónica de que se ha aceptado o rechazado, está pagada total o parcialmente, que queda por pagar. Por eso, también sirve para luchar contra la morosidad. De hecho, ese es el principal objetivo de la reforma que se está emprendiendo.
Adoptar la facturación electrónica no solo permite cumplir con la normativa vigente, sino que también ofrece múltiples ventajas:
- Reducción de costes: Adiós a los gastos en papel, impresión y almacenamiento físico.
- Eficiencia operativa: Automatización de tareas que antes requerían tiempo y recursos.
- Mejora en la seguridad: Las facturas electrónicas están protegidas contra manipulaciones mediante la firma digital.
- Facilidad de acceso y organización: Toda la información está disponible digitalmente y puede consultarse en cualquier momento.
¿Cómo afecta la factura electrónica a las empresas?
El uso de la factura electrónica será obligatorio en las relaciones B2B en los próximos años, lo que significa que todas las empresas deberán adaptar sus sistemas para emitir y recibir este tipo de documentos. Más allá de los requisitos básicos como contar con un software compatible, cumplir con los estándares legales y capacitar al personal, existen aspectos menos discutidos que tendrán un impacto significativo en las organizaciones.
No se trata de un tipo de factura cualquiera por dos razones:
- Es una de las grandes tendencias en digitalización de la facturación. Se prevé que, paulatinamente, una mayor proporción de las operaciones siga este formato.
- Las normas regulan diversos aspectos obligatorios: formatos, plataformas, casos en los que es obligatoria… Es un medio para asegurar la autenticidad e integridad. Por tanto, no puedes hacerlas como quieras.
Entre las principales implicaciones están:
- La necesidad de contar con un software compatible.
- Cumplir con los estándares legales y de formato.
- Capacitar al personal para manejar el sistema de facturación.
Actualización de fechas para las nuevas obligaciones de facturación:
- 2025 sería la fecha en la que las grandes empresas (con más de ocho millones de euros de facturación) tendrían que adaptarse a todas las nuevas obligaciones.
- 2026 debería ser el momento en el que pymes y autónomos con menos de ocho millones de euros de facturación comiencen a emitir obligatoriamente facturas en sus relaciones B2B.
- 2027 podría ser la fecha en la que pymes y autónomos con menos de ocho millones de euros de facturación comiencen a recibir facturas electrónicas y a trabajar con estados y comunicación de pagos.
El mes concreto de esos años en el que se materializarían las nuevas obligaciones dependerá de la publicación del reglamento.
¿En quién pueden apoyarse las empresas?
La buena noticia es que cuentan con importantes puntos de apoyo:
- La propia Administración, que trabaja en la puesta en marcha de un sistema ambicioso de facturación electrónica B2B. Además, creará una plataforma pública a través de la cual, si lo deseas, podrás facturar. También tendrá un papel relevante en el intercambio de mensajes entre emisor y destinatario y recibirá una copia de la factura.
- El ecosistema empresarial tecnológico también está esforzándose mucho en la adaptación. Habrá soluciones y plataformas privadas que permitirán no solo facturar e intercambiar mensajes de facturación, sino también proveer ventajas en el procesamiento de los datos y, de ahí, en la toma de decisiones de tu negocio.
- Los profesionales del mundo de la facturación (los que tienes en nómina y tus asesores externos) serán el mejor apoyo en la transición. Podrán resolver todas las dudas y te ayudarán a planificar tus prácticas de facturación y las operaciones que vayan a documentarse.
- Proveedores tecnológicos como Sage: Ofrecen soluciones integrales para facturación electrónica.
- Asesores contables y fiscales: Ayudan a interpretar y aplicar correctamente las normativas.
- Plataformas públicas y privadas: Facilitan la transmisión y validación de las facturas.
¿Por qué Sage es una herramienta confiable para la Facturación?
Sage es uno de los líderes en software de gestión empresarial y destaca como una solución confiable para la facturación electrónica por varias razones:
- Cumplimiento normativo: Sage se actualiza constantemente para cumplir con los requisitos legales más recientes.
- Facilidad de uso: Su interfaz intuitiva permite que incluso los usuarios menos experimentados puedan emitir facturas electrónicas sin complicaciones.
- Integración: Compatible con otros sistemas de gestión empresarial, lo que facilita una experiencia unificada
- Seguridad: Utiliza métodos avanzados de autenticación y encriptación para proteger la información.
Sage no solo simplifica la facturación, sino que también protege a las empresas contra riesgos fiscales y financieros. Por estas razones, es una herramienta indispensable para cualquier organización que busque optimizar su gestión contable de manera segura y eficiente.
Documentos y Requisitos Legales para Emitir Facturas Electrónicas
Términos clave que debes conocer
- XML: Lenguaje de marcado utilizado para estructurar y transmitir datos de la factura.
- Facturae: Formato oficial en España para la emisión de facturas electrónicas en relaciones con la Administración Pública.
- Firma digital: Método de autenticación que garantiza la identidad del emisor y la integridad del contenido.
¿Qué necesitas para emitir una factura electrónica?
Para empezar a generar facturas electrónicas, deberás cumplir con los siguientes requisitos:
- Contar contar con un Software de facturación homologado, una solución como Sage que genere facturas en formatos aprobados como XML o Facturae.
- Tener y emitir Certificado digital por una autoridad reconocida para firmar electrónicamente las facturas.
- La conexión a internet será fundamental para el envío y recepción de facturas.
Requerimientos técnicos
- Un equipo informático con acceso a internet y actualizado.
- Certificado digital instalado en tu ordenador.
- Formación básica para los empleados encargados de la facturación.
Genera una Factura Electrónica Paso a Paso
El proceso de creación y emisión de una factura electrónica puede parecer complicado al principio, pero con un software como Sage, resulta sencillo. Aquí tienes una guía paso a paso:
- Accede al sistema de facturación: Inicia sesión en tu cuenta de Sage.
- Crea una nueva factura: Selecciona la opción de "Nueva Factura" en el menú principal.
- Introduce los datos del cliente: Asegúrate de incluir información como nombre, NIF y dirección fiscal.
- Añade los productos o servicios: Especifica cantidades, precios unitarios y el IVA correspondiente.
- Selecciona el formato: Escoge el formato digital adecuado, como Facturae o XML.
- Firma digitalmente la factura: Usa tu certificado digital para garantizar la validez del documento.
- Envía la factura: Envía la factura al destinatario a través del sistema o mediante plataformas de intercambio.
Con Sage, cada paso está automatizado y guiado, reduciendo el margen de error y garantizando el cumplimiento normativo.
Ventajas Adicionales de la Factura Electrónica
- Trazabilidad: Puedes rastrear en qué estado se encuentra cada factura: aceptada, rechazada o pendiente de pago.
- Cumplimiento normativo simplificado: Evita sanciones y errores gracias a un sistema que garantiza que cada factura cumpla con las regulaciones.
- Ahorro en almacenamiento: Ya no necesitas archivadores físicos; todo se guarda digitalmente, lo que reduce costes de espacio.
- Control de morosidad: La factura electrónica permite un seguimiento más detallado de los pagos, lo que ayuda a reducir los impagos.
Resumen Calendario de Obligaciones para la Facturación Electrónica
En España, las nuevas normativas sobre facturación electrónica en relaciones B2B se implementarán de forma progresiva:
- 2025: Las grandes empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas.
- 2026: Las pymes y autónomos con menos de 8 millones de euros en facturación deberán adoptar el sistema.
- 2027: La obligatoriedad se extenderá al uso generalizado para recibir y gestionar facturas electrónicas.
La facturación electrónica representa un cambio significativo en la gestión administrativa de las empresas, pero también ofrece enormes beneficios en términos de eficiencia, ahorro y cumplimiento normativo.
Sage se posiciona como una herramienta esencial para facilitar esta transición, asegurando que las empresas puedan emitir y recibir facturas electrónicas sin complicaciones.
Descarga la guía gratuita de Sage y obtén toda la información necesaria para dar los primeros pasos en el mundo de la facturación electrónica. No dejes que las nuevas normativas te sorprendan: prepárate para el cambio y aprovecha todas las ventajas que este sistema puede ofrecer a tu negocio.