¿Facturación tradicional o electrónica? Son cada vez más las organizaciones que se realizan esta pregunta, especialmente ante un uso creciente de las nuevas herramientas y tecnología, por lo que es vital señalar las diferencias entre ambas y los beneficios de la electrónica.
Las diferencias entre la facturación electrónica y la tradicional, al detalle
En el ejercicio 2018, se produjo una importante novedad que dio un vuelco completo al uso de la facturación electrónica: los subcontratistas estaban obligados a usar el formato electrónico en el caso de que el importe de la operación superara los 5000 euros. Desde entonces, estas empresas se benefician de las múltiples ventajas que tiene este formato. Sin embargo, todavía hay empresas que se resisten a contar con lo digital, como es obvio, aquellas que no están obligadas.
De manera tradicional, el papel era el soporte usado. La factura se realizaba en este material y se entregaban copias a cada empresa, tanto al emisor como al receptor. Algo que toda compañía que se ha pasado a lo digital ha ido olvidando. Los procesos, con la factura electrónica, se agilizan. En el caso de los beneficios, se multiplican. Son los siguientes.
El ahorro económico llega gracias a la factura electrónica
Tras la crisis provocada por el coronavirus, con reducción de desplazamientos y el auge del teletrabajo, los administrativos han demandado en sus organizaciones soluciones digitales, las cuales pueden optimizar los recursos de la empresa, al menos en lo que a gastos de consumibles se refiere. Se calcula que por cada factura generada en papel, el ahorro es importante: cada documento, entre el envío y la impresión, llega a costar 3,5 euros. Si se apuesta por lo digital, este coste se llega a reducir a unos pocos céntimos: 0,1 €. No es de extrañar que el Gobierno apueste por impulsar medidas de adopción inmediatas.
Medioambiente y programa de facturación
Más allá de lo económico, el medioambiente también notará la apuesta por lo electrónico. Al prescindir de la impresión, la tala de árboles se reduce y, por supuesto, el mayor cuidado llega de la reducción del consumo energético ahorrado en la impresión. Por si fuera poco, en formato electrónico se puede contar con un sistema o programa de facturación que entregue los documentos. La contabilidad será sencilla y, en tiempo real, se podrán consultar los estados financieros de la organización.
Aumento de la seguridad
La copia física puede ser escaneada o copiada, además de que puede modificarse más fácilmente si ya se ha enviado al emisor. Y con la manera tradicional, se puede perder durante el envío y no existe la posibilidad de que quede cifrada con contraseña.
Firma difgital: todo son ventajas para la imagen de la empresa
La firma digital aporta grandes beneficios como la comodidad y seguridad sin necesidad de desplazamientos, pero especialmente la mejora en la experiencia del cliente o proveedor son destacados. La imagen que aportará la compañía será excelente.
Optimización de procesos
Además del ahorro de dinero, la optimización de procesos, sobre todo en tiempo, es destacada. El personal administrativo estará encantado, ya que se reducirá el tiempo de trabajo por cada documento, la gestión de principio a fin y, además, el estado en el que se encuentra desde un mismo programa.
Las e-facturas van abriéndose paso con mucha fuerza. La facturación tradicional va quedando atrás gracias a programas de facturación online como B2Brouter, con el que se puede llevar la contabilidad al día, integrar los documentos de facturación y, por otro lado, consultar en tiempo real el estado financiero de la compañía. Así, una factura digital proporcionará grandes beneficios a las compañías, los que se han explicado en esta entrada. ¡Aunque hay muchos más! ¿Qué opinas tú de la facturación digital? ¿Nos cuentas si deseas pasarte a este modelo?
