Conseguir el pleno control del parque de impresión y la gestión adecuada de los costes de las impresoras, solo se obtiene monitorizando tu parque de impresión.
Cada vez son más las empresas que se decantan por esta opción, dejando en manos de profesionales experimentados la gestión y optimización de los procesos de impersión. De esta forma, los trabajadores de la empresa pueden centrarse al 100% en las actividades principales del negocio.
La Gestión de Impresoras y la supervisión de los dispositivos de impresión profesionales para oficinas, como las impresoras láser, las de inyección de tinta o las multifunción, que están bien consolidadas en las prácticas operativas, permiten a los proveedores de los Servicios Gestionados de Impresión, que mejoren sus negocios, aumentando la eficiencia y la rentabilidad.
Por eso es imprescindible contar con una plataforma de software MPS (Managed Print Services) fiable y de alto rendimiento que proporciona simple y rápidamente todas las características necesarias para una gestión rentable de la impresora y la flota multifunción.
Contar con un MPS (Managed Print Services) facilita la lectura automática de contadores de los equipos, automatiza las alertas y umbrales y cuenta con un sistema automático de petición de consumible con entregas al siguiente día laborable, para que tus empleados no pierdan el tiempo en gestiones.
Los consumibles y las prestaciones relativas en los contratos de servicio llamados Pago-por-uso o Costes por página.
¿Qué son los MPS Managed Print Services?
Los Servicios de Impresión Gestionados (MPS) son soluciones integrales diseñadas para optimizar y gestionar eficientemente los procesos de impresión en entornos empresariales.
Estos servicios van más allá de simplemente proporcionar impresoras y consumibles, ya que buscan mejorar la productividad, controlar los costos y reducir el desperdicio.
MPS incluye monitoreo remoto, mantenimiento proactivo, suministro automatizado de consumibles y la implementación de estrategias para optimizar la infraestructura de impresión, brindando a las empresas un enfoque más eficiente y rentable para la gestión de sus necesidades de impresión.
La práctica de suministrar, prestar servicio y hacer trabajar una flota de impresoras y dispositivos digitales multifunción en el mundo empresarial, implica ahora un determinado tipo de servicio, que generalmente se conoce como Servicio Gestionado de impresión (Managed Print Services) o MPS.
Aplicar un modelo de gestión, tiene por objeto la reducción de los costes, actuando no solo marginalmente en los costes de adquisición de los productos, sino reduciendo los costes innecesarios y de desperdicio, simplificando los procesos operativos y asegurando una relación directa entre volúmenes de imprenta y costes de funcionamiento.
3 grandes ventajas que aportan los MPS
Los Servicios Gestionados de Impresión (MPS) permiten una gestión eficiente y económica, ofreciendo informes instantáneos sobre contratos y flotas, así como análisis de datos en tiempo real e histórico.
Estos servicios simplifican procesos como gastos, facturación y gestión de consumibles, optimizando el tiempo de los empleados. Proporcionan transparencia en costos y consumo, asegurando datos siempre accesibles.
La elección de un proveedor confiable es crucial, ya que sus herramientas deben brindar un soporte completo, simplificando funciones de manera efectiva y manteniéndolas accesibles y fáciles de gestionar.
1. Ahorro de costos
Los servicios MPS permiten que tu empresa disminuya los costos relacionados con el entorno de impresión al implementar un monitoreo en tiempo real de los dispositivos, facilitando que haya un mantenimiento proactivo, adelantándose a los problemas antes de que ocurran y afecten los flujos de trabajo o que tus trabajadores no inviertan su tiempo solicitando tóner, y otros insumos.
Además, puedes controlar quién puede acceder a determinadas funcionalidades, y verificando cuánto se imprime, este control en tiempo real resulta, en el corto plazo, en un ahorro de papel que antes eran considerados costos ocultos en el presupuesto de su organización.
2. Optimización de los flujos de trabajo
La optimización de los flujos de trabajo , se basa en el análisis de su infraestructura de impresión y la reorganización de sus activos siguiendo una serie de mejores prácticas, reubicando los equipos de cada sector, reduciendo o sumando dispositivos según sea necesario para evitar retrasos y pérdida de productividad.
Es importante elaborar informes de impresión mensuales para establecer políticas positivas de control y seguimiento, ofreciendo la posibilidad de utilizar dispositivos móviles para liberar trabajos de impresión, sin importar el lugar donde esté ni el momento del día que necesite los documentos.
En caso de que la impresión no sea solicitada, la misma se elimina automáticamente del sistema luego de transcurrir el tiempo pre configurado por el departamento de IT. Esto resulta en una reducción de impresiones innecesarias, y garantiza que la información llegue solo a las manos correctas.
El objetivo de esta reorganización y seguimiento es lograr que las necesidades de impresión en cada área de su organización estén 100% cubiertas, de manera que no haya atascos ni pérdida de productividad.
3. Mejora en la seguridad
En la era del Internet de las Cosas (IoT), cada vez más dispositivos están conectados y es mayor la cantidad de datos que se intercambian entre ellos. Esto, que por un lado supone grandes ventajas, tiene el riesgo de exponer información sensible de su compañía ante ciberataques.
Por eso, hoy es más importante que nunca, trabajar en la seguridad de todos los equipos, incluyendo las multifuncionales. Una multifuncional obsoleta o descuidada puede facilitar el acceso no autorizado a toda una red donde se almacena información confidencial.
Contar con un servicio de impresión gestionada te ayudan a minimizar los riesgos y mantener los equipos debidamente actualizados y configurados. Esto se puede conseguir utilizando tarjetas de aproximación para controlar quién puede usar o no los equipos multifuncionales o también monitoreando los equipos para detectar violaciones de seguridad y evitar ejecución de programas maliciosos.
Un equipo vulnerado puede generar consecuencias económicas, legales y de reputación considerables, por lo que es muy importante prevenir y mitigar todos los riesgos existentes.
¿Qué se necesita para implementar los Managed Print Services?
Entre los varios procesos y las herramientas necesarias, un requisito fundamental para el proveedor es implementar una plataforma software específica para la gestión remota de los dispositivos de impresión.
El software tiene que asegurar la gestión de los flujos de datos sobre el consumo y los volúmenes producidos, así como la automatización de los procesos logísticos para el suministro de tóneres y todos los otros consumibles.
El sistema MPS Monitor líder en la gestión remota de las impresoras y los sistemas periféricos multifunción, ha sido proyectado e implementado específicamente para este propósito.
Descubre que es MPS Monitor
MPS Monitor es una de las soluciones software IoT más importante a nivel mundial para la supervisión de los dispositivos de impresión y el suministro de los Managed Print Services (servicios de impresión gestionada).
MPS Monitor proporciona una plataforma SaaS extraordinariamente completa para supervisar y gestionar las impresoras, disponible en el Cloud, provista de un set completo de APIs para integrar soluciones software externas.
Su tecnología de recopilación de datos extremadamente escalable y de alto rendimiento permite que Distribuidores/VAR, grandes usuarios finales, productores y revendedores de consumibles para impresoras, puedan satisfacer cualquier necesidad asociada con la gestión de los dispositivos de impresión, la registración de los volúmenes de páginas y el suministro de tóneres, de manera totalmente automática y controlada.
El servicio MPS Monitor Cloud está gestionado internamente por un Sistema de Gestión para la Seguridad de Información certificado ISO/IEC 27001:2014, en plena conformidad con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) europeo.
Funcionalidades principales:
- Supervisión remota de impresoras de red de cualquier marca y modelo
- Recopilación de datos desde los dispositivos de impresión
- Lectura automatizada del contador
- Detección de los niveles de consumibles
- Gestión de alertas e informes sobre niveles bajos de consumibles
- Gestión automatizada sobre los procesos de suministro para tóneres y consumibles
- Gestión de costes-por-página y contratos basados en tóner
- Suministro automático de tableros de contrato, balances finales, horarios e informes
- Integración dedatos por API con sistemas externos, como ERPs CRMs, sistemas de servicio de ticket, y Bases de Datos externas.
- Disponibilidad inmediata y automática de los datos para las páginas de facturación
- No tener que contactar al usuario o presentarse en su oficina para recuperar los datos
- Acceder en tiempo real a todos los datos y los indicadores de volumen, consumo, cobertura media, duración y frecuencia de los cambios de consumible
- Herramienta basada en la web: Disponible como un servicio basado en el Cloud, accesible por internet, a través de cualquier navegador
- Basada en Estándares: Recopilación de datos para SNMP y elaboración en la plataforma del Cloud
- Utiliza protocolos de comunicación y acceso seguros a los datos del cliente; alojado dentro de un Sistema de Gestión sobre la Seguridad de la Información, certificado según las normas ISO / IEC 27001: 2014
- Fácil de implementar
- Los datos pueden ser gestionados desde cualquier acceso web a cualquier dispositivo (ordenador, Tablet , Smartphone, etc.)
Si estás pensado en tener el control total de tu flota de impresoras y empezar a reducir costos y tiempo y mejorar los niveles de servicio, no dudes en contactar con nuestros técnicos que te ayudaran a implementar la solución más segura de MPS Managed Print Services para tu empresa
