La ley 11/2021 de Medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal entra en vigor desde el 1 de enero de 2024 y su objetivo es atajar el desfalco económico, esta nueva ley antifraude de software se hace especial hincapié en perseguir a aquellos negocios que utilizan un programa para llevar la contabilidad B.
Aunque la entrada en vigor estaba prevista para el 11 de octubre del 2021, en el borrador de la ley (a falta de aprobación) se pospone a 2024, donde se publicará de manera oficial en el BOE. Este artículo está en constante actualización y pendiente de nuevos cambios.
A partir de su publicación en el BOE, prevista para el 1 de enero de 2024, las empresas deben disponer de un software que cumpla con la ley antifraude.
¿Qué objetivo tiene la ley contra el fraude fiscal?
No sólo persigue la utilización del software de doble uso, también aborda otros aspectos como los pagos en efectivo entre particulares y empresas o la prohibición total de las condonaciones o amnistías fiscales como la que hubo en 2012.
La nueva norma para evitar la evasión fiscal contempla:
- Limitación de los pagos en efectivo a 1.000 euros (más información en el siguiente apartado)
- Eliminación de incentivos fiscales en algunas comunidades autónomas que otorgaban a los pactos de sucesión o herencias en vida
- Modificación del impuesto de matriculaciones
- Control del mercado de las monedas virtuales o criptomonedas
- Reducción del umbral de deuda hasta los 600.000 euros para aparecer en la lista de morosos
- Prohibición de las amnistías fiscales
- Ampliación del concepto de paraíso fiscal
- Otras medidas adicionales de Catastro, para las Sociedades de Inversión de Capital Variable (SICAV) y las Sociedades Anónimas Cotizadas de Inversión Inmobiliaria (SOCIMI)
¿Qué limite establece la ley antifraude respecto a los pagos en efectivo?
Anteriormente, la frontera estaba en los 2.500 euros. Con la nueva norma, se establece que todo lo relativo a los pagos en efectivo, el límite es de 1.000 euros como máximo de pago en metálico entre particulares y empresas. Las transacciones en efectivo entre particulares continúan con el límite fijado en 2.500 euros.
¿Qué es exactamente un software de doble uso y cómo afecta la ley antifraude a tu software?
Como medida de lucha contra el fraude fiscal, las facturas electrónicas serán obligatorias y deben incluir dos nuevas características: huella digital y código QR. Igual que el TicketBAI en el País Vasco, todos los documentos llevarán un código para poder remitir la factura directamente a la Agencia Tributaria, aunque esto será opcional.
La huella digital tiene el objetivo de identificar a la factura anterior a la emitida y es uno de los requisitos que los programas de facturación deben cumplir para garantizar la inalterabilidad de las datos introducidos. Además, se lanza el sistema VERI*FACTU, una especie de calificación a los programas que permiten el envío y la comunicación con la Agencia Tributaria.
Los software de gestión utilizados por las empresas deben estar adaptados a los cambios que trae esta normativa contra el fraude fiscal a partir de 2024, que especialmente afectan a la emisión de facturas.
¿Qué es un software de doble uso?
Sin duda, una de las principales medidas es la persecución del software de doble uso. Es decir, los programas de doble uso son herramientas informáticas de gestión y facturación que posibilitan el manejo de una caja paralela. Permiten tanto registrar las facturas que se van a declarar, ocultar aquellas que no se quieren revelar o manipular importes cuando no se debe.
Un programa informático de gestión, facturación o contabilidad debe garantizar »la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros», tal y como se recoge en el BOE.
- No permita llevar contabilidades paralelas. Es decir, que no se puede registrar la denominada caja o contabilidad B.
- Tampoco registrar o alterar transacciones diferentes a las anotaciones y que estas no puedan rastrearse
- Que el programa no garantice la inalterabilidad, conservación, integridad, legibilidad, accesibilidad y trazabilidad de los datos introducidos.
- Que no se certifique el software fabricado, producido o comercializado -siempre que se esté obligado a ello.
Multas o sanciones por no cumplir con la ley antifraude
El uso de este tipo de programas está tipificado como una infracción grave y puede acarrearte cuantiosas cantidades de entre 50.000 a 150.000 euros. Afectan tanto a las empresas y profesionales, usuarios, como a los fabricantes de software que comercialicen programas no certificados:
Las sanciones afectarán a :
- Usuarios: para cualquier empresa que utilice un sistema de doble uso. El importe de la multa se multiplica por todos los años que ese negocio haya tenido ventas.
- Proveedores y distribuidores: multas para los productores, distribuidores o comercializadores del programa. Igual que para usuarios, la cuantía se multiplica por los años en que se haya vendido/distribuido/comercializado el software de gestión, facturación o contabilidad.
Cómo cumple la normativa antifraude el software
Ya sabes lo que no puede hacer un programa de gestión empresarial si no quieres exponerte a una multa.
- Integridad: se almacenan todos los datos necesarios y obligatorios para la emisión de cualquier documento de compra-venta y no permite eliminar facturas que ya se hayan emitido para que no existan huecos en la facturación.
- Conservación: todos los datos que se introducen deben están alojados de manera permanente y no se eliminan en ningún momento.
- Accesibilidad: cada usuario accede con sus credenciales a la información que se le ha autorizado y cada acceso está controlado y monitorizado. Puedes añadir diferentes roles a los trabajadores, por ejemplo para que un usuario sólo acceda a Ventas. Además, los datos son de fácil localización en caso de estar en un proceso de requerimiento de información.
- Legibilidad: todos los datos que se introducen son perfectamente legibles y entendibles por cualquier persona. Además, los datos se pueden exportar en PDF, Excel o TXT.
- Trazabilidad: se registra cada usuario/trabajador que ha creado un documento de compras o de ventas e incluso la fecha y hora exacta en que lo hizo. Se registran todas las acciones, por ejemplo la modificación de una factura y quién fue la persona que realizó ese cambio.
- Inalterabilidad: garantiza que las facturas ya emitidas y registradas no se puedan manipular o alterar a posteriori sin que quede indicado la persona o usuario que ha modificado esos registros.
¿Se pueden seguir utilizando programas como Excel?
Aunque no es para nada una metodología de trabajo recomendable, todavía hay empresas y autónomos que siguen con la gestión empresarial a través de hojas de cálculo. Por ejemplo, programas como Excel, Sheets o Numbers.
Con la nueva ley antifraude, ya no podrás seguir con esta práctica porque son herramientas que no cumplen con los principios de legibilidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación.
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