El 3r Sector da un salto a la digitalización: Caso de éxito de Fundació MAP y AMPANS con DocuWare

Control Group y Packton de la Fundación MAP, han liderado un webinar sobre gestión documental dirigido a una treintena de organizaciones del tercer sector. Este evento tenía como objetivo impulsar la digitalización y presentar herramientas avanzadas, como DocuWare, para optimizar la gestión de la documentación.

Durante el webinar, los ponentes Oriol Farrés, DLN DocuWare en Solitium, y Marcel Pallarès, asesor en gestión documental, realizaron una demostración en tiempo real del funcionamiento de DocuWare, ilustrando el valor práctico de la plataforma.

Además, Enric Pérez, Coordinador de Packton y Co-Director del Centro Especial de Empleo (CET) de la Fundación MAP, y Sílvia Ribera, Responsable Administrativa de la Fundación AMPANS, compartieron cómo esta herramienta ha contribuido a mejorar procesos clave dentro de sus entidades. Desde la gestión de la facturación y su nueva normativa hasta otras labores diarias, DocuWare ha significado para estas organizaciones una forma más segura, ágil y sostenible de trabajar.

Proceso previo: Desde la gestión analógica hasta la necesidad de una solución integral

Antes de incorporar a DocuWare, tanto la Fundación MAP como AMPANS se encontraban en un entorno analógico con graves dificultades en el control y la organización de la documentación. Enric Pérez detalló cómo el incremento de documentos a medida que la entidad crecía les llevó a buscar soluciones para reducir ineficiencias y pérdidas de documentos, un problema que se había convertido en un obstáculo para el buen funcionamiento de la fundación.

Por su parte, Silvia Ribera fue una de las promotoras del cambio digital dentro de AMPANS, donde se enfrentaban a retos similares con grandes volúmenes de documentación. La falta de sistemas unificados para gestionar las múltiples entradas y duplicados, casabilidades entre facturación y las diferentes vías de entrada de documentación, así como la necesidad de permisos específicos por áreas y funciones, dificultaban la gestión y mermaban la productividad.

La búsqueda de una herramienta que integrara todas estas funcionalidades, manteniendo la seguridad y adaptándose a la normativa, les condujo finalmente a implementar DocuWare como solución integral.

Gestión del cambio: Superando las barreras hacia la digitalización

La transición a un sistema de gestión documental digital supuso un reto, tanto para la Fundació MAP como para AMPANS. Enric Pérez explicó que el proceso de cambio les ofreció también la oportunidad de remodelar el flujo de trabajo interno, apoyado por Control Group para redefinir y agilizar procesos. Gracias a un diseño organizativo más eficiente, se logró una adaptación a la nueva herramienta mediante formación y una planificación precisa para que todo el personal involucrado se familiarizara con DocuWare y sus funcionalidades.

AMPANS, por otra parte, también puso especial énfasis en acompañar a los trabajadores de cada área, formándolos en los nuevos flujos de aprobación y validación documental. Esto permitió una integración ágil y minimizar la resistencia al cambio, gracias al acompañamiento constante por parte de Control Group.

Beneficios inmediatos: Eficacia, transparencia y seguridad documental

Los beneficios de la implementación de DocuWare fueron notables desde el primer momento. Enric Pérez destacó la integración con el sistema ERP de Sage, que ha simplificado procesos como la aprobación y validación documental, reduciendo el uso de emails y llamadas y ofreciendo una trazabilidad muy precisa y ordenada de la documentación para auditorías. Esta agilización ha permitido a la fundación enfocar más recursos en su misión principal, facilitando el acceso inmediato a la documentación y manteniendo un archivo ordenado de contratos, certificaciones y otra documentación oficial.

En AMPANS, la introducción de DocuWare ha supuesto también una automatización de tareas, con una reducción de errores en los datos de facturación y una mayor rapidez en la aprobación de documentos. La facilidad para localizar documentación de forma inmediata se ha convertido en un elemento clave para justificaciones y auditorías de subvenciones. Además, Ribera remarca que el gestor documental Docuware se ha integrado sin problemas con el ERP más pequeño que utilizan en AMPANS, ampliando progresivamente el uso de DocuWare a otras áreas de la organización para un mayor impacto.

Mirando hacia el futuro de la gestión documental en el tercer sector

La experiencia de la Fundación MAP y AMPANS con DocuWare ejemplifica los beneficios que las tecnologías de gestión documental pueden aportar al tercer sector. La transformación digital no sólo ha mejorado la eficiencia operativa de ambas entidades, sino que también ha facilitado un trabajo más sostenible y seguro, a la vez que permite seguir cumpliendo con la normativa vigente.

La implantación de DocuWare no es sólo una mejora de procesos, sino un paso hacia un futuro en el que las entidades del tercer sector pueden dedicar más recursos a sus misiones sociales y menos a tareas administrativas.

Con el crecimiento constante de las entidades y exigencias documentales crecientes, esta evolución hacia un modelo digital se perfila como una necesidad imprescindible para la sostenibilidad y el desarrollo de las organizaciones del tercer sector.