Gestión Documental local o cloud, descubre cual te conviene más

Cuando una organización opta por implementar un sistema de gestión documental (DMS), surge la importante pregunta de si hacerlo localmente (in situ) o en la nube. Ambos enfoques suelen ofrecer funcionalidades similares. 

Entonces, ¿cómo evaluar los pros y los contras? En este artículo, exploraremos las ventajas y desventajas de cada tipo de implementación para ayudarte a tomar una decisión informada sobre cuál es el más adecuado para tu empresa

¿Qué es un sistema de gestión documental y qué hace?

Un sistema de gestión documental (DMS) es una herramienta digital que ayuda a las empresas a manejar sus documentos de manera eficiente. Con un DMS, puedes procesar, capturar, almacenar, gestionar y dar seguimiento a tus documentos. Además, ofrece automatización de flujos de trabajo y funcionalidades como gestión de correo electrónico y firma electrónica.

Los documentos pueden ser capturados tanto en papel como en formato electrónico. Entre los tipos de documentos más comunes se encuentran los correos electrónicos, formularios, facturas, contratos,  currículos y mucho más.

Un sistema eficaz de gestión de documentos:

• Garantiza que los empleados puedan encontrar la información que necesitan cuando la necesitan con una potente herramienta de búsqueda.
• Tiene una trazabilidad de auditoría para registrar quién cambió, vio o imprimió un documento o aprobó una transacción.
• Protege la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, encriptación, separación de datos de clientes y datos del sistema, y otras herramientas de gestión de datos.
• Sustituye las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.

¿Cuál es la diferencia entre un on-premise y un cloud?

Con el software on-premises, los servidores y la tecnología de red se instalan dentro de las oficinas físicas de una empresa, donde el departamento informático gestiona todo el sistema. Los activos físicos, como los servidores, son adquiridos por la empresa, y las licencias de software se pagan por adelantado.

El software en la nube se aloja y gestiona en los servidores cloud de un proveedor externo y se accede a él a través de un navegador web, todo el software y datos se alojan en la nube y son gestionados por el proveedor escogido con un modelo de suscripción donde los costes son predecibles.  También es una opción un modelo híbrido en el que, por ejemplo, el software se aloja en las instalaciones junto con los documentos y datos actuales, mientras que los archivos o datos de copia de seguridad se almacenan en la nube. 

Ventajas del sistema local

Control Total:

Cuando una empresa gestiona su propio hardware, tiene un control total sobre sus datos y las medidas que toma para garantizar la privacidad y la seguridad. Las soluciones in situ suelen considerarse más seguras, ya que el software y los datos permanecen dentro de la infraestructura informática interna. El equipo informático interno se encarga de abordar posibles vulnerabilidades y tiene autoridad sobre la configuración, la seguridad y la gestión.

Dado que el software reside completamente en las instalaciones de la empresa, la seguridad se vuelve más estricta en comparación con la nube. Además, la empresa puede planificar las actualizaciones del software según su propio calendario, en lugar de depender de actualizaciones automáticas que podrían ocurrir en momentos inoportunos.

Independencia de Internet:

Las empresas conservan sus datos y siempre están disponibles, ya sea con o sin conexión a Internet. Esto significa que durante un corte de Internet, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.

Cumplimiento altamente personalizable:

La mayoría de las empresas operan bajo algún tipo de supervisión normativa. Por ejemplo, en EE.UU. la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) protege la información sanitaria privada. Sin embargo, algunas industrias exigen que ciertos tipos de datos se mantengan internamente. Además, normativas como la RGPD pueden definir dónde pueden almacenarse los datos de los clientes. 

Las empresas que manejan datos muy sensibles en sectores como la sanidad, los seguros, la industria farmacéutica, las finanzas, los servicios públicos y la administración pública son especialmente cautelosas a la hora de almacenar sus datos en la nube. Estas empresas operan en sectores muy regulados y pueden sentirse más cómodas con su capacidad para cumplir requisitos estrictos con software local. Este es un caso en el que el control importa más que el coste. 

Fiabilidad:

A menudo se considera que las implantaciones on premise son más fiables, ya que no dependen de sistemas externos ni de la conectividad de la red. Sin embargo, los servidores internos siguen siendo susceptibles de sufrir fallos, e implantar un sistema de copias de seguridad para las instalaciones locales requiere una cantidad considerable de tiempo y recursos económicos.

Desventajas del sistema local

Elevada inversión inicial: 

El coste del hardware, el software y la infraestructura es significativo.  Dado que muchas soluciones DMS cobran por módulo, esto puede poner ciertas funciones fuera del alcance de las empresas más pequeñas.  

Costes de almacenamiento:

El almacenamiento de datos en la nube es más barato que en las propias empresas. Al utilizar la nube, las empresas pueden comprar sólo el espacio de almacenamiento que necesiten. Así, si necesitan 14 TB de espacio en disco, pueden comprarlo. Con un sistema in situ, pueden tener que comprar un disco completo de 20 TB aunque sea más de lo necesario. 

Mantenimiento de la infraestructura: 

Con el sistema local, tu empresa es responsable de mantener y gestionar el software de gestión documental y todas las actualizaciones, parches, integraciones y supervisión de la seguridad. Cumplir con estas responsabilidades puede hacer que tu departamento informático no esté disponible para trabajar en proyectos más estratégicos.

Adquirir nuevo hardware es un gasto de capital recurrente. Por ejemplo, los servidores suelen tener una vida útil de seis años, tras los cuales no pueden integrarse con el software actualizado y hay que sustituirlos. Los ordenadores portátiles tienen una vida útil de tres años. Tu organización también es responsable del coste del consumo eléctrico y del mantenimiento de una sala de servidores. 

Seguridad:

Cumplir los requisitos de seguridad y conformidad depende de la experiencia de tu personal informático. Se calcula que el 60% de los ciberataques se producen porque no se ha aplicado el parche de seguridad más actual. La mayoría de los departamentos de TI no tienen presupuesto para contratar un equipo de expertos en seguridad como el que tienen los clientes de la nube. Así que, a menudo, una plataforma en la nube puede proporcionar más seguridad y ciberseguridad que un departamento de TI individual. 

Falta de escalabilidad: 

Añadir servidores a medida que crece una empresa es costoso y requiere tiempo de configuración por parte del departamento informático. Esto dificulta la ampliación a medida que cambian las necesidades de tu empresa. Con la mayoría de las configuraciones locales, los recursos no pueden ampliarse o reducirse en función de las necesidades en tiempo real. Esto afecta al rendimiento en periodos de gran demanda o temporadas altas.

Ventajas de un gestor documental en la nube

Rápida implantación:

Las soluciones en la nube pueden implantarse sin una gran inversión en infraestructura y pueden ponerse en marcha mucho más rápido (y más fácilmente) que los sistemas locales.

Costes mensuales fijos:

Las organizaciones sólo pagan por las licencias de usuario y el almacenamiento que necesitan, sin costes mensuales de mantenimiento. La idea de un gasto mensual fijo es vista como una ventaja por muchos.

Todo el modelo de gasto se invierte:

Las suscripciones más sencillas de servicios pueden clasificarse como gastos operativos en lugar de gastos de capital. Por eso, desde un punto de vista puramente presupuestario, pasarse a la nube puede tener sentido.

Acceso en cualquier momento y lugar

Todo lo que necesitas es un navegador web. En la era del trabajo híbrido, los servicios en la nube facilitan que los trabajadores remotos colaboren sin problemas entre sí y con los que trabajan en la oficina. Las aplicaciones en la nube proporcionan un intercambio de información seguro y una comunicación sin interrupciones.

Recuperación en caso de catástrofe:

La pérdida de datos y el tiempo de inactividad pueden causar daños irreparables a organizaciones de cualquier tamaño. Para los fallos imprevistos, muchos proveedores de gestión documental ofrecen estrategias eficaces de recuperación ante desastres. El tiempo de inactividad puede producirse por cortes de electricidad, desastres naturales y problemas de hardware o software. El software en la nube ofrece copias de seguridad redundantes en centros de datos geográficamente dispersos para garantizar que tu sistema pueda restaurarse rápidamente. 

Avance tecnológico continuo: 

La mayoría de los centros de datos en la nube se actualizan periódicamente con el hardware informático más reciente, rápido y eficiente. Esto se traduce en ventajas de rendimiento, como la reducción de la latencia de la red, que es el tiempo que tardan los datos en transferirse por la red, y mayores economías de escala.

Seguridad:

Por lo general, los servicios en la nube proporcionan tranquilidad, al permitir el cumplimiento normativo actual y ofrecer respaldos fiables, así como actualizaciones y parches automatizados. Esto es una ventaja para las organizaciones que no dedican ya algunos miembros de su personal informático a la ciberseguridad.

En la nube, la infraestructura y las estaciones de trabajo de los usuarios están separadas. La forma más habitual en que los hackers entran en un sistema es a través del phishing y otras amenazas por correo electrónico, y estos ataques suelen producirse a través de las estaciones de trabajo de los usuarios. Aunque puede ser difícil para una empresa implantar el cifrado en toda su infraestructura, a menudo está incorporado en el software de la nube.

Escalabilidad: 

Los servicios en la nube ofrecen un modelo "según tus necesidades". El almacenamiento puede escalarse a tus necesidades inmediatamente y las licencias pueden añadirse de inmediato. La automatización en la nube escala, independientemente de lo pequeñas o grandes que sean las demandas de tu negocio.

Desventajas de un gestor documental en la nube

Riesgos de seguridad:

Existe potencialmente menos control sobre la privacidad de los datos. Un proveedor de la nube puede ver tus datos, abrir tus archivos y leer tus comunicaciones. La aparición de varias brechas de seguridad conocidas en la nube ha provocado la reticencia de algunos departamentos informáticos a confiar a los proveedores Cloud información confidencial de empleados y clientes. 

Sin embargo, la mayoría de los proveedores de servicios en la nube aplican las normas de seguridad y las certificaciones del sector adecuadas para garantizar que su entorno en la nube siga siendo seguro. Sin embargo, almacenar datos y archivos críticos para la empresa en centros de datos virtuales puede exponerte potencialmente a riesgos.

Los riesgos más comunes son:

Pérdida o robo de datos; secuestro de cuentas o servicios; interfaces y API inseguras; y ataques de denegación de servicio.

Dependencia de Internet/posible tiempo de inactividad: 

Los servicios en la nube se prestan a través de Internet, lo que hace necesario que las empresas dispongan de una conexión a Internet fiable y estable, con conectividad de alta velocidad y capacidad adecuada. Una conectividad débil y los cortes de Internet pueden provocar la interrupción del servicio, lo que aumenta el tiempo de inactividad. Durante una interrupción de Internet, los datos almacenados en la nube quedan inaccesibles, pero permanecen seguros y sin compromisos. Como la conexión a Internet es un requisito esencial para muchas otras operaciones empresariales, el cloud computing es como otras herramientas basadas en web. 

Falta de control: 

Cuando una organización almacena sus datos en la nube, transfiere la responsabilidad de su mantenimiento al proveedor de software. Esto se traduce en un menor control sobre la ubicación del almacenamiento, la accesibilidad y la gestión de los datos, lo que podría ser preocupante, especialmente para las empresas que manejan datos sensibles. Aunque la mayoría de los proveedores de servicios en la nube aplican estrictas medidas de seguridad, es fundamental conocer el acuerdo de nivel de servicio y las medidas de protección de datos que aplica el proveedor.

Falta de compatibilidad de proveedores: 

La dependencia de un proveedor es otra desventaja percibida del cloud computing. El cambio fácil entre servicios en la nube aún no ha evolucionado del todo, y las organizaciones pueden tener dificultades para migrar sus servicios de un proveedor a otro. Las diferencias entre las plataformas de los proveedores pueden crear dificultades a la hora de migrar de una plataforma en la nube a otra, lo que podría suponer costes adicionales y complejidades de configuración. Las lagunas o riesgos que se produzcan durante la migración también podrían exponer tus datos a vulnerabilidades adicionales de seguridad y privacidad.

¿Lo mejor de ambos mundos?

Un enfoque híbrido ofrece una mezcla de software local y despliegue en la nube. Por ejemplo, el software local podría procesar y archivar documentos y datos actuales, y la nube podría utilizarse para archivar registros que ya no se utilizan activamente o para la recuperación de desastres. Otras empresas pueden mantener los datos de los clientes o la propiedad intelectual en sus instalaciones, mientras utilizan la nube para tareas más rutinarias. 

Si la flexibilidad es una gran prioridad, una solución de almacenamiento en la nube híbrida puede ser ideal porque es muy personalizable. Es fácil adaptarla a las necesidades cambiantes de tu empresa a medida que creces y ajustarla a las condiciones del mercado.  

Sin embargo, una opción híbrida puede ser más costosa que utilizar un único método de implantación, por lo que es crucial que evalúes detenidamente las necesidades de tu organización. Además, una nube híbrida requiere disponer de cierto hardware de almacenamiento de datos in situ. Por tanto, es posible que quieras tener en cuenta los costes adicionales de la inversión de capital y el mantenimiento por parte de tu personal informático a la hora de calcular tu inversión total.

¿Cuál deberías elegir?

Un sistema local tiene la ventaja de ser conocido y probado. Puede ser una buena opción para las empresas con grandes departamentos informáticos dispuestos a asumir el mantenimiento y la seguridad del software, y para las que pertenecen a sectores muy regulados. 

Hay medidas de seguridad que el software DMS debe contener para reducir los riesgos de seguridad de ambos modelos. Estas medidas incluyen la encriptación AES, el estándar estadounidense con mayor nivel de seguridad militar; el registro y análisis detallados de todas las acciones; el control total de las versiones de los documentos, los cambios y los procesos; y una completa estructura de permisos.

El menor coste inicial, flexibilidad, fiabilidad y seguridad de la nube, y su capacidad para eliminar las molestias de mantener y actualizar los sistemas, permite a las empresas invertir más recursos en alcanzar sus objetivos empresariales estratégicos. 

Además, el software en la nube debe incluir protección adicional contra amenazas de ciberseguridad como el ransomware y otros programas maliciosos. Por ejemplo, DocuWare está alojado en la plataforma Microsoft Azure. Con Azure, el 99% de los virus ya son conocidos, por lo que un documento contaminado es reconocido inmediatamente por DocuWare y ni siquiera puede ser archivado.

Las implantaciones en la nube también garantizan la continuidad del negocio con copias de seguridad redundantes. En las horas punta, cuando muchos empleados trabajan en un gran número de tareas simultáneamente, la solución debe escalar automáticamente sin dejar de rendir al mismo alto nivel. 

El sistema que elijas depende de tus prioridades, tu presupuesto y la cantidad de recursos informáticos de que disponga tu empresa.

¿Quieres determinar qué solución es la más adecuada para tu empresa?

Fuente: Docuware