En el panorama empresarial actual, la transformación digital es un proceso vital para que las empresas evolucionen.
Esto no es diferente en España, ya que las organizaciones se esfuerzan por integrar tecnologías avanzadas para mejorar su eficiencia, competitividad y relaciones con los clientes.
En este contexto, DocuWare plataforma líder en gestión documental y automatización de flujos de trabajo, está jugando un papel crucial para impulsar la transformación de las empresas en España.
Desde la manufactura hasta los servicios financieros, la transformación digital está revolucionando la forma en que las empresas operan y brindan servicios. La adopción de nuevas tecnologías y la digitalización de procesos no sólo optimizan las operaciones internas de las empresas, sino que también permiten una mayor agilidad en la toma de decisiones, mejoran la experiencia del cliente y generan fidelidad.
Además, en la era digital actual, las empresas que adoptan esta transformación tienen más probabilidades de mantenerse por delante de la competencia y adaptarse a las demandas en constante cambio del mercado. La incorporación de tecnologías innovadoras y procesos digitales permite a las empresas evolucionar constantemente y seguir siendo relevantes en un panorama en rápida evolución.
Software de gestión documental para ahorrar tiempo y dinero
Hoy en día, las empresas dependen más que nunca de un software de gestión documental. En la sociedad actual, donde la información está en constante movimiento, el uso de palabras como "gestión de documentos" es cada vez más común.
A medida que el tamaño de los archivos sigue creciendo, los sistemas de almacenamiento tradicionales se están volviendo obsoletos. Por eso la digitalización es crucial para las empresas que buscan aumentar su productividad.
Y para lograr este objetivo, un software de gestión documental sólido es una herramienta esencial. Para comprender mejor cómo los softwares de gestión documental como DocuWare estan impulsando la transformación digital en España, es importante examinar los componentes clave:
Gestión Documental
Un sistema de gestión de documentos , también conocido como DMS, es una herramienta de gestión vital diseñada para agilizar la organización, gestión y almacenamiento de todos los documentos de la empresa.
Al proporcionar una plataforma central para el control de documentos digitales, gestiona y regula de manera eficiente toda la información documental dentro de la empresa. Con esta tecnología, los empleados pueden acceder fácilmente a la información necesaria sin tener que revisar montañas de documentos físicos.
Todos los documentos de la empresa se escanean y se envían al software de gestión documental, para así tener toda la información en un único lugar ubicado en la nube, pudiendo recuperarse de manera rápida y cómoda, ahorrando una gran cantidad de tiempo y dinero.
El objetivo principal del software de gestión documental es digitalizar la organización de los documentos de una empresa, proporcionando acceso seguro a todos los archivos para los empleados, además de optimizar la gestión de archivos para aumentar la productividad dentro de la organización.
Vale la pena señalar que este software es capaz de almacenar una amplia gama de archivos digitales, incluidos documentos, imágenes, videos e incluso otros programas informáticos. Al seleccionar un sistema, es fundamental considerar su capacidad de almacenamiento y su finalidad prevista.
Además, contar con una gestión documental como DocuWare asegura una mayor protección y control de los datos confidenciales, lo cual es esencial en un panorama cada vez más regulado.
Automatización de flujos de trabajo
Una de las ventajas más destacadas de DocuWare es su automatización de flujos de trabajo. Esta función es fundamental para agilizar las tareas y procesos empresariales, lo que significa un aumento en la productividad.
Las empresas tienen la capacidad de crear flujos de trabajo a medida que incluyen aprobaciones, notificaciones y tareas específicas, lo que resulta en una mejora de la eficiencia y una disminución de errores humanos. Sin duda, esto brinda grandes beneficios a las organizaciones que manejan procesos complejos y repetitivos.
Los gestores documentales automatizados hacen el trabajo pesado por ti al eliminar tareas manuales en procesos empresariales cruciales. Esto no solo te permite aplicar reglas y enviar documentos automáticamente, sino que también hace que la información sea más accesible para aquellos que la necesitan.
Además, con un gestor de contenido empresarial, cualquier persona autorizada para ver o editar un documento puede acceder a él al instante. La dependencia de procesos manuales a menudo provoca retrasos en el trabajo. Un documento puede quedarse esperando durante días para ser procesado, solo para que alguien se dé cuenta de que nunca llegó a la persona adecuada. Pero al automatizar los flujos de trabajo, puedes estar seguro de que cada documento se envía correctamente y delegar tu responsabilidad en el proceso.
Un sistema automatizado de gestión documental garantiza un flujo de trabajo eficiente al eliminar la confusión que puede surgir con el uso de documentos en papel o la dependencia del correo electrónico para colaborar en contratos, políticas y otros proyectos con múltiples personas involucradas. Tener una única copia centralizada de un documento que solo puede ser consultada por una persona a la vez y es de solo lectura para los demás, evita la necesidad de lidiar con el problema de recopilar manualmente cambios o depender accidentalmente de información desactualizada.
Acceso remoto y colaborativo
Los empleados pueden acceder fácilmente a documentos y flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar. En el entorno laboral actual, donde el trabajo remoto y la colaboración en línea se están convirtiendo en la norma, esta característica se ha vuelto especialmente esencial. DocuWare promueve el trabajo en equipo fluido entre equipos geográficamente dispersos, lo que en última instancia resulta en una mayor eficiencia y productividad.
Mediante el uso de un gestor de documentos empresariales, es posible centralizar todos los documentos importantes de la empresa en un único lugar accesible para los empleados autorizados desde cualquier ubicación.
Esto significa que cualquier documento puede ser fácilmente consultado por cualquier empleado en cualquier momento, sin necesidad de pedirlo a otra persona. Gracias a la posibilidad de acceder a los documentos de manera remota, sus empleados pueden colaborar de forma fluida y eficiente en cualquier momento y lugar, lo que aumenta la agilidad y capacidad de respuesta de su organización.
Además, esto le permite abordar las inquietudes de sus clientes con mayor rapidez, lo que resulta en una mayor satisfacción y retención de los mismos. Sin embargo, también hay ciertos factores a tener en cuenta.
Según las encuestas antes de la pandemia las empresas esperaban que un 38% de su fuerza laboral trabajara de forma remota en los siguientes cinco años. Sin embargo, en 2021 esta cifra aumentó al 58%.
El mercado laboral está evolucionando hacia opciones remotas e híbridas, y los solicitantes de empleo altamente calificados están exigiendo cada vez más esta flexibilidad en su lugar de trabajo, lo que les lleva a ser selectivos en su elección. En pocas palabras, es crucial asegurarse de que su empresa sea un lugar atractivo para trabajar, ya que el acceso remoto a los documentos desempeña un papel fundamental en la atracción de talento.
Gestión de facturas
Con la gestión automática de facturas, éstas se capturan, digitalizan e indexan antes de ser enviadas a través de flujos de trabajo preconfigurados para su aprobación, pagadas y archivadas en un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas.
Transformar las facturas de manera manual es una tarea que consume bastante tiempo y requiere de la intervención de varios empleados en cada paso. Además, existe el peligro de perder información o cometer errores a lo largo del proceso.
Sin embargo, al integrar un gestor documental que automatice la gestión de facturas, su empresa podrá reducir significativamente los costos asociados a la gestión manual, ya que las facturas ahora se procesan sin la necesidad de la intervención humana. Esto también le brindará la oportunidad de recibir descuentos por pago anticipado.
Firma electrónica
El término firma electrónica o firma digital se utiliza para describir los diversos procesos utilizados para firmar digitalmente un documento. Esta es una práctica común hoy en día, ya que las firmas electrónicas están ampliamente reconocidas como legalmente válidas en muchas situaciones.
Es importante que tu gestor documental garantize que los documentos estén firmados digitalmente por un proveedor de servicios de confianza verificado. Exigir firmas en papel es sumamente ineficaz. Para empezar, el proceso requiere una copia física que debe enviarse por correo o entregarse al firmante. A continuación, el documento firmado debe escanearse para ser archivado.
Al utilizar firmas digitales, se eliminan una serie de pasos innecesarios, lo que reduce en gran medida el riesgo de error humano en el proceso. Un documento firmado digitalmente no desaparecerá y, lo que es más importante, una transacción pendiente no se retrasará durante días mientras el documento viaja de un lugar a otro.
Contratación, solicitudes de empleo e incorporación
Cuando se trata de la contratación, el uso de un gestor documental puede realmente acelerar el proceso de manera significativa.
Las plataformas de gestión de contenidos empresariales, ofrecen herramientas para la digitalización de las solicitudes de empleo y el proceso de contratación, permitiendo que tanto los candidatos como los nuevos empleados puedan enviar toda la documentación necesaria a través de un portal centralizado.
Los formularios web son una herramienta eficaz para recabar información precisa de manera sencilla. Puede estar tranquilo sabiendo que la información es exacta, ya que se transmite directamente desde la fuente. Además, su sistema de lógica condicional integrado se adapta automáticamente a las respuestas que el usuario proporciona. Si responden "sí" a una pregunta, el formulario ofrece más detalles, mientras que las respuestas "no" ocultan los campos innecesarios. Además, los resultados obtenidos son fáciles de clasificar, lo que permite descartar a los candidatos que no poseen las habilidades o credenciales necesarias.
Al automatizar y digitalizar una tarea que anteriormente se realizaba en papel, se logra un doble beneficio: se reduce el tiempo invertido en trabajo manual y se aumenta la eficiencia.
En concreto, al gestionar las solicitudes de empleo a través de un sistema de gestión documental, se amplía la red de contactos gracias a un proceso sin obstáculos y a una base de datos centralizada de solicitudes que facilita su procesamiento en menos tiempo.
Animar a los nuevos empleados a completar la documentación de incorporación digitalmente también puede resultar ventajoso. No solo elimina la molestia de completar montones de formularios y escribir información repetitiva, sino que también los prepara para un comienzo positivo en su nuevo puesto. Al evitar esta experiencia negativa incluso antes de comenzar, los nuevos empleados de su empresa se sentirán más motivados y podrán adaptarse rápidamente a su nuevo lugar de trabajo.
Integración con el correo electrónico y otras aplicaciones
Contar con un gestor documental como DocuWare que integra una amplia variedad de aplicaciones y sistemas empresariales, permite una experiencia de usuario fluida y una mayor eficiencia en la gestión de datos. Esta capacidad de integración garantiza que se pueda adaptar a las necesidades específicas de cada empresa y que pueda ser utilizado en una variedad de industrias y sectores.
Como solución integral para la gestión de documentos, un gestor documental permite almacenar y acceder a todo tipo de datos. documentos y archivos en un único lugar.
Los programas de correo electrónico se diseñaron para la comunicación, no para el almacenamiento organizado, la seguridad o la búsqueda rápida. Si le cuesta encontrar la información almacenada en un correo electrónico, necesita una solución automatizada que incluya un componente de gestión del correo electrónico y se integre con Microsoft Outlook y otros programas de correo.
Sin automatización, las tareas se interrumpen con frecuencia y los empleados se ven obligados a cambiar de programa para encontrar la información necesaria. Sin embargo, con los sistemas modernos de gestión de documentos, se pueden crear integraciones simples con otras aplicaciones para que los documentos relacionados aparezcan fácilmente en la pantalla de su ERP o software de contabilidad con solo un clic. Esto agiliza su flujo de trabajo y permite un acceso fluido a la información.
Sostenibilidad con procesos sin papel
La digitalización de documentos impresos es el primer y más sencillo de los pasos hacia la transformación digital, así como la manera más rápida de ahorrar y eliminar el papel en su oficina.
La eliminación del papel trae consigo un sinfín de ventajas que no tienen límites. Como ya se ha mencionado, tener acceso remoto a los documentos más fundamentales asegura el éxito de tu empresa en una economía en la que el trabajo a distancia es cada vez más común. Esto permite que los empleados trabajen desde cualquier lugar y puedan maximizar su aporte hacia los objetivos de la empresa, lo que sin duda llevará al crecimiento y prosperidad de la misma.
Según Roadrunner, el empleado medio gasta 10.000 hojas de papel cada año. Al considerar el costo del papel y la tinta necesaria para imprimir, el ahorro por eliminar su uso resulta significativo. Sin embargo, cuando se toman en cuenta las ineficiencias causadas por documentos extraviados, el trabajo duplicado y la limitación para acceder a la información remotamente, la decisión es clara y obvia.
En Control Group, apostamos por el uso de tecnología con el menor impacto en el medioambiente y queremos que nuestros clientes tengan la oportunidad de reducir su huella de carbono e introducir soluciones sostenibles.
Beneficios de DocuWare en la transformación digital
La adopción de DocuWare como parte de la estrategia de transformación digital de tu empresa ofrece una serie de beneficios significativos.
Organización
Un sistema de gestión documental eficiente, como el que estamos explicando, ofrece una ventaja primordial: permite a los usuarios ahorrar tiempo al encontrar rápidamente la información deseada. Esto es especialmente beneficioso si el software incluye un reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Además, se minimiza el riesgo de duplicación de datos o la grabación de información por parte de terceros, así como la necesidad de hacer fotocopias de documentos sensibles.
Digitalización
El acto de digitalizar documentos en papel se ha convertido en la norma en el mundo empresarial actual. Al utilizar un escáner, los documentos físicos se almacenan en formato digital, lo que genera importantes beneficios de ahorro de espacio para las empresas. Esta práctica no sólo beneficia a la sociedad, sino que también beneficia enormemente a los empleados al brindarles un fácil acceso a toda la información en formato digital.
Cumplimiento normativo
DocuWare es un aliado invaluable para las empresas en su esfuerzo por cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad de datos. Gracias a su riguroso control sobre la información confidencial, proporciona a las empresas una herramienta poderosa para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes. Además, su capacidad de auditar y rastrear el acceso a los documentos resulta crucial para el correcto cumplimiento de las regulaciones.
Productividad
Si una empresa no posee los recursos adecuados para su adecuado desempeño, la productividad puede convertirse en una gran preocupación. Sin embargo, con la ayuda de un software de gestión documental, la tediosa tarea de buscar un archivo específico entre montones de documentos en formato papel se reduce a solo unos pocos minutos. De esta manera, la eficiencia no se ve comprometida, pues los empleados no tienen que invertir horas en la búsqueda de lo que necesitan.
Centralización
En algunas empresas, donde la estructura organizativa no está claramente definida, los empleados pueden enfrentarse a la difícil tarea de encontrar dónde está almacenada la información. Además, en ocasiones, pueden optar por guardarla en sus propios ordenadores, lo que puede resultar en la pérdida de datos críticos y en la dificultad de acceso a esa información por parte de otros empleados. Por esta razón, la centralización de toda la documentación en una única plataforma es una de las principales ventajas que ofrecen los softwares de gestión documental, garantizando un acceso fácil y seguro a todos los miembros del equipo.
Flujos de trabajo
Gracias a la automatización de la información, los flujos de trabajo se vuelven más eficientes, fáciles de seguir y productivos. Al utilizar un software de gestión documental, todos los departamentos de una empresa pueden acceder a una visión completa de todos los procesos de trabajo en curso.
Seguridad
La digitalización y el almacenamiento en la nube son medidas altamente efectivas para aumentar la seguridad de la información. Al encriptar los documentos y someterlos a un sistema de seguridad sofisticado, se dificulta enormemente el acceso no autorizado. Aunque algunas empresas siguen mostrando ciertas reservas ante esta práctica, la realidad es que es una de las formas más fiables de conservar la información intacta.
El futuro de la transformación digital
A medida que la transformación digital continúa avanzando, las empresas se encuentra en constante evolución, incorporando tecnologías emergentes para ofrecer soluciones aún más avanzadas y adaptadas a las necesidades cambiantes de las empresas.
La inteligencia artificial (IA) es una de las tendencias tecnológicas más prometedoras en la actualidad, y softwares de gestión documental como DocuWare, se están revolucionando al incorporar tecnología de IA.
A través de capacidades de extracción de datos automatizadas, esta tendencia de vanguardia está transformando procesos comerciales esenciales, impulsando la eficiencia y liberando a las personas de tediosas tareas manuales. En campos cruciales como la contabilidad y la gestión de contratos, donde la precisión y la velocidad son primordiales, la integración de la IA demuestra ser una ventaja estratégica.
Además se está trabajando en la mejora de la personalización y adaptabilidad de las plataforma, esto significa que las empresas podrán configurar flujos de trabajo y procesos de manera más específica para satisfacer sus necesidades únicas. La capacidad de adaptar la plataforma a los requisitos específicos de cada organización es fundamental para garantizar una transformación digital efectiva.
Dado el aumento en la ciberataques y amenazas a la seguridad de datos, se seguirá enfocándose en fortalecer la seguridad de las plataformas de gestión documental. Esto incluye la implementación de medidas avanzadas de seguridad de datos y la capacitación de usuarios para garantizar un uso seguro y responsable de la tecnología.
Pero el punto fuerte en estas soluciones documentales es la movilidad, es un aspecto esencial que continuará mejorando su capacidad de acceso y colaboración móvil, lo que permitirá a los empleados trabajar de manera efectiva desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La transformación digital es un proceso ineludible para las empresas en España y en todo el mundo y en Control Group queremos ofrecer a nuestros clientes una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo líder en el mercados como Docuware, que ha demostrado ser una herramienta esencial, permitiendo a las empresas ser más eficientes, competitivas y centradas en el cliente.
Integrar DocuWare en tu empresa no solo aumentará la eficiencia operativa, sino que también fomentará la innovación y el crecimiento empresarial en un mundo cada vez más digitalizado. La adopción de tecnologías digitales, como DocuWare, está transformando la forma en que las empresas españolas se desempeñan y compiten en el mercado global.
Con beneficios tales como mayor eficiencia, agilidad y una experiencia del cliente mejorada, esta plataforma es una valiosa herramienta para cualquier organización.
A medida que la tecnología avanza y la transformación digital continúa desarrollándose, DocuWare emerge como un aliado crucial en el viaje hacia un futuro más competitivo y sostenible.
Con la implementación de esta tecnología, las empresas dan un paso fundamental para mejorar su competitividad y fomentar la innovación en un mundo cada vez más digitalizado.
A la vanguardia de esta revolución tecnológica se encuentra DocuWare, y en Control Group ofrecemos tecnología de punta para implementar una solución de gestión documental.
No dudes en contactarnos y mantenerte a la vanguardia.
