Los beneficios que la gestión por procesos puede aportar a tu empresa

Gestionar eficientemente los medios y las actividades de una empresa permite alcanzar los objetivos marcados inicialmente. La gestión basada en procesos o Business Process Management (BPM) supone mejorar potencialmente todos y cada uno de los entornos de gestión de la organización. Este método es recomendado tanto por las normas ISO 9000 como por el Modelo EFQM de excelencia.

El mercado está en constante cambio y las empresas deben actualizarse continuamente para llegar a los objetivos programados. La cada vez más dura competencia, la globalización o la mayor exigencia de los clientes es una realidad en el día a día dentro de un escenario en el que las organizaciones deben buscar un modelo de gestión que de los máximos beneficios con una mayor optimización y eficacia de sus recursos, con herramientas y metodologías que ayuden en el proceso.

La gestión funcional es la manera de llevar una empresa con un método más tradicional y aún está muy implementada en las organizaciones. Su estructura organizativa está establecida por un organigrama elaborado jerárquicamente entre los distintos cargos de la empresa que no refleja su funcionamiento, las relaciones con los clientes, las responsabilidades ni los resultados. La comunicación entre los distintos departamentos se ve afectado por este tipo de división.

El entorno variado en que las empresas se encuentran a día de hoy está marcado por la inclusión de las nuevas tecnologías. Toda empresa es un sistema de procesos que se encuentran relacionados los unos con los otros, todos ellos conectados. Estructurarlo todo de forma horizontal permitirá que distintos departamentos estén implicados dentro de un mismo proceso.

Por lo tanto, si se centra el funcionamiento de la empresa según sus actividades y se busca optimizar con un enfoque que requiera una división basada en los procesos de la organización, se sacará mucho más rendimiento y, también, se añadirá valor a los resultados. Cambiar a este tipo de modelo para gestionar la organización es perfectamente recomendable en el entorno tecnológico y global actual.

Este método permite definir flujos de trabajo que fragmentan los problemas para que sean más pequeños y poder solucionarlos con procesos adaptados según su dificultad, buscando la opción cuyos resultados aporten valor añadido a la empresa . Los indicadores de su gestión permiten tener al cliente como punto de enfoque mejorando, así, la gestión de la compañía, además de centrar el trabajo según los resultados de la actividad de cada “área de resultados”. Su análisis proporciona información sobre el punto en el que se encuentran los objetivos marcados al principio y, de ahí, si se tiene que mejorar algún proceso.

Ventajas de la gestión basada según los procesos de tu empresa

Medir los resultados de las estrategias empresariales con indicadores nos da muchas ventajas y, además, aplicándolo a los métodos de gestión por procesos aporta otras muchos beneficios. Su implementación aumenta la eficiencia empresarial porque permite que los distintos departamentos se coordinen de forma más eficaz y productiva, estrechando su relación y agilizando los procesos.

Gracias a una visión global de los procesos se puede tener una organización más clara, permitiendo adaptarse con mayor flexibilidad ante los cambios que las empresas que se organizan jerárquicamente. Esto también permite a los responsables conocer mejor sus funciones para poder llegar a los objetivos empresariales y, como los procesos son transversales, se promueve una interrelación entre los distintos departamentos.

Esta colaboración interdepartamental ayuda a establecer objetivos y beneficios comunes que resultan beneficiosos para toda la empresa. Aquí se debe establecer una homogeneización en el trabajo de toda la compañía para facilitar esta comunicación y agilidad en trabajo.

Gestionar la actividad empresarial por procesos también permite detectar y eliminar los procesos improductivos para encaminar el trabajo en aquello que da un valor añadido más alto a la empresa. Ya que se optimiza el uso de recursos, los costes operativos y de gestión se reducen. Además,  realizar mediciones y análisis de los resultados según los indicadores establecidos aportará una mejora constante.

La eficiencia de los procesos va a permitir que los clientes queden satisfechos dando mayor probabilidad a su fidelización y eso, junto a la visión más clara de toda la empresa, va a facilitar poder identificar nuevas oportunidades de negocio que habían podido pasar desapercibidas anteriormente.

Así, la metodología de la gestión basada por procesos pretende homogeneizar la forma de trabajar, controla todas las acciones de los procesos, eliminar las actividades que no aportan ningún valor a la organización y mejorar la salida de información. Su implementación en tu empresa permitirá reducir el tiempo de operación y focalizar cada proceso para conseguir obtener la satisfacción del cliente. Si se mejoran los servicios que ofrece la organización y el conocimiento de los participantes en cada proceso, se facilitará la identificación de nuevas oportunidades de negocio y se alinearán las estructuras sistémicas con la estrategia de la compañía.

La gestión basada en procesos puede beneficiar a la empresa y a otros aspectos interrelacionados con la estrategia de la empresa o los clientes. También la formación de los empleados para que sean más eficientes en su puesto de trabajo o la mejora de un proceso que puede no parecer importante.