Controlar las mercancías, maquinarias u otros útiles de la oficina o empresa es fundamental por varios motivos, de ahí que se dé importancia a saber cómo hacer un inventario. En este artículo se describen 5 sencillos pasos que permitirán hacer un inventario con garantías de éxito en empresas de cualquier tamaño y sector de actividad.
5 pasos importantes para hacer el inventario
Para hacer el inventario, es tan importante el tipo de personas que se encargan de ello como contar con los medios adecuados y aplicar determinadas técnicas que permitan hacer un uso racional del tiempo. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que una condición sine qua non para ser competitivo es automatizar los procesos, y esto ya no es una opción. La idea de hacer inventario con un lápiz, papel y cotejar con facturas en el mismo formato está obsoleta. Estos 5 pasos son los fundamentales que ayudarán a hacer un inventario.
1. Elegir personal especializado
En las PYMES es posible que no se pueda delegar en determinadas personas esta labor pero, en el caso de que sí se pueda hacer, lo recomendable es contar con profesionales de confianza y que tengan una cierta experiencia. El margen de error humano se reducirá exponencialmente y, además, se hará más en menos tiempo porque el encargado ya conoce la empresa.
2. Utilizar un software especializado
El software de gestión de inventario es una solución muy interesante porque permite controlar las entradas y salidas de producto, señalando los puntos negros o dónde hay que revisar. Se ahorra mucho tiempo, se eliminan errores y la implementación es sencilla. Mobility live SGA es una solución interesante al respecto, incluyendo la trazabilidad completa y los sistemas de gestión LIFO o FIFO, dependiendo de las características de la compañía.
3. Dividir los productos por valor
Una de las técnicas de mayor éxito es la denominada ABC, en la que «C» son los productos de menor valor, «B» son los de valor medio y «A» son los más valiosos, siendo funcional porque permite priorizar productos. Existen técnicas parecidas, pero la idea es segmentar el inventario por secciones porque es relativamente reciente que haya alguna disfunción en los productos de poco valor, siempre que sean cantidades reducidas.
4. Programación de los inventarios
El inventario tiene que responder a las necesidades reales de la empresa y, por lo tanto, dependiendo del sector de actividad se tendrá que hacer con mayor o menor frecuencia. En la hostelería o el retail, es habitual que se haga un inventario una vez a la semana, aunque en otros sectores puede cambiar. Como principio general, se recomienda tener un día fijo para, en base a las ventas, poder comprobar el estado de las instalaciones.
5. Coordinar el inventario con la predicción de ventas
El objetivo de cualquier directivo de un negocio es tener en el almacén el producto necesario para responder a la demanda, ni más ni menos. Por lo tanto, es importante hacer una predicción de ventas y cotejarla con la cantidad de mercancías o útiles que haya en la empresa para actualizar las necesidades de inventario a la actividad real de la compañía. Así se sabrá si se hacen bien las cosas y la gerencia contará con margen para reaccionar.
Conclusión
Tener en cuenta estos puntos si alguien se plantea cómo hacer un inventario es importante para mejorar las ratios de la compañía. Por regla general, no se busca tener un exceso de mercancía en stock que no se vaya a vender (es posible su deterioro), pero tampoco rotura de stocks que impida cumplir con una obligación. Por todos estos motivos, es recomendable contar con una herramienta de software de gestión que realice estas acciones. Si deseas conocer más información cobre como impedir roturas de stocks te recomendamos: Cobertura de stock, cómo calcularla y sus utilidades
