La gestión documental es un aspecto clave para obtener el máximo rendimiento del departamento de contabilidad.
La mayor diferencia entre los departamentos de contabilidad rentables y los que no, se encuentra en los procesos eficaces y automatizados que permite obtener una buena solución de gestión documental. Muchos departamentos de contabilidad, tienen un gran recorrido de mejora en la eficacia de sus procesos lo que pude suponer un gran ahorro de tiempo y dinero. Pero, ¿Cómo puede alcanzar un departamento de contabilidad estos ahorros de tiempo y dinero?
Para conseguir una eficacia elevada del departamento de contabilidad es necesario implementar una solución de gestión documental que ofrezca las tecnologías requeridas para aplicar procesos automatizados, así como archivar y recuperar documentos electrónicamente con agilidad. A continuación, hacemos un resumen de los 9 consejos para optimizar los procesos de contabilidad que puedes encontrar en el ebook.
9 formas de mejorar tu departamento de contabilidad con la gestión documental
- Envío de facturas automatizado: Cuando una factura llega al departamento de contabilidad, muchas veces es necesario que sea aprobada por la persona que ha realizado el pedido. En muchos casos, cuando trabajamos en papel esta factura puede pasar mucho tiempo en la mesa olvidada. Para evitar esta situación, y perder posibles descuentos por pronto pago, es necesario establecer envíos automáticos digitales para la aprobación de las facturas.
- Mayor precisión en las aprobaciones: Muchas aprobaciones se suelen dar sin comprobar, por ejemplo, el pedido de compra o la lista de precios pactada debido a que se tarda mucho tiempo en recuperar los documentos necesarios. La implementación de una solución documental, permite archivar todos los documentos en un almacén central y recuperarlos con rapidez evitado los costes que puede acarrear dar aprobaciones sin realizar las comprobaciones pertinentes.
- Resolución de discrepancias y conflictos con rapidez: Este hecho es muy relevante para mejorar la eficiencia de los departamentos de cobros pendientes. En muchas ocasiones la persona que realiza las llamadas no dispone de toda la información necesaria para resolver el problema y la acción de recaudación fracasa. Gracias a un gestor documental, es posible recuperar los documentos al instante y poder disponer de toda la información para resolver el conflicto.
- Reducción de los costes de procesamiento y archivado de documentos: Otro síntoma de ineficiencia en un departamento de contabilidad, es cuando los contables invierten mucho tiempo archivando, recibiendo y consultando documentos físicos. La mejor solución a esta situación es incorporar un sistema de archivado electrónico de documentos.
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En resumen, una solución de gestión documental ofrece al departamento de contabilidad las herramientas necesarias para disponer de unos procesos más ágiles y precisos, al mismo tiempo que ayuda a reducir costes.
