Las herramientas gráficas que permitan visualizar el timing de una determinada tarea son muy útiles para la gestión ordinaria de proyectos empresariales o personales. El diagrama de Gantt busca, precisamente, ese objetivo. En el artículo se explica en qué consiste, para qué se puede utilizar y los pasos que hay que seguir para elaborarlo.
El diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una representación gráfica que permite visualizar el horizonte temporal de varias tareas de forma independiente. Es especialmente importante para el trabajo en equipo y para determinados proyectos que requieren de varias acciones independientes entre sí.
Este diagrama lo desarrolló por vez primera Henry Gantt en el siglo XX y, básicamente, consiste en un diagrama de barras dispuestas de forma horizontal que permiten monitorizar el timing de una tarea a realizar. Una recomendación para elaborar este tipo de diagrama, es utilizar una herramienta integrada con el programa de gestión de la empresa, de este modo su elaboración será mucho más sencilla y se podrán utilizar todos los datos que este incluye. En este caso, te recomendamos ver las posibilidades de Mobility Live Tech Service.
La representación gráfica se utiliza para diversos contextos, pero se pueden distinguir los siguientes. En primer lugar, para monitorizar las tareas en el puesto de trabajo. En segundo lugar, para la gestión de los equipos en un determinado proyecto. Finalmente, como herramienta de apoyo para estudios e, incluso, para tareas del hogar.
Para elaborar el diagrama con garantías de éxito y, sobre todo, con una total funcionalidad, hay que seguir los siguientes pasos, ordenados cronológicamente:
1. Enumerar las tareas
El primer paso es enumerar todas las tareas que se quieren incluir en el diagrama, puesto que el seguimiento que se realice de cada una de ellas va a ser independiente. La ventaja que tiene este gráfico por encima de otras representaciones es que permite al profesional incluir un gran número de tareas, tantas como se quieran porque no hay un tamaño predeterminado para el diagrama.
2. Establecer el timing
Una vez que están enumeradas las tareas, hay que establecer una línea de tiempo lo suficientemente amplia como para que se puedan representar todas y cada una de ellas. Hay que tener en cuenta que, dependiendo de la actividad a realizar, la línea de tiempo que se establece puede ser de meses, semanas, días e incluso horas.
3. Elaborar la representación gráfica
Una vez que se cuenta con la información de las tareas y con el timing, tan solo hay que representar mediante una barra gráfica el tiempo que se va a dedicar a cada actividad. Se recomienda el uso de colores diferentes para que se puedan distinguir bien. Es bueno que la persona interesada sepa que, dependiendo del caso, se pueden superponer actividades diversas en el mismo horizonte temporal.
Conclusión
El diagrama de Gantt es un documento conveniente para todo tipo de profesionales, porque permite organizar mejor el tiempo y, en consecuencia, incrementar su productividad. Por esta razón, su uso se ha generalizado en diversos ámbitos de actividad, no solo empresariales. Si se siguen estas sencillas pautas para elaborarlo se contará con una herramienta sumamente útil. Finalmente te recomendamos el siguiente post para organizar de forma más eficiente los procesos de la empresa "Qué es y cómo elaborar un mapa de proceso".
