La gestión del almacén es el proceso dentro de la logística que se encarga de recepcionar, almacenar y mover dentro de un mismo espacio cualquier material hasta el punto de consumo. También se encarga de la información y el tratamiento de todos los datos que genera dicho proceso.
Objetivos de la gestión del almacén
El objetivo de la gestión de los almacenes consiste en optimizar un área funcional para el abastecimiento y la distribución. A nivel general, el objetivo está basado en garantizar un suministro oportuno y continuo de los medios de producción y materiales que se necesitan, con el fin de asegurar los servicios ininterrumpidamente.
Gestionar las existencias, procesar los pedidos y distribuirlos también forma parte de la gestión de los almacenes. Su responsabilidad nace al recepcionar las unidades en las instalaciones y continúa durante su estancia y mantenimiento en ellas hasta su tratamiento posterior.
Este proceso finaliza cuando las unidades se convierten en pedidos y la responsabilidad se traslada a la distribución y gestión de los mismos.
Los objetivos que se plantea una buena gestión de almacenes son:
– Rapidez en las entregas.
– Optimización del volumen disponible.
– Fiabilidad.
– Reducción de las operaciones de transporte y manipulación.
– Reducción de costes.
¿Cuáles son las funciones del almacén?
Las funciones de un almacén dependerán de una gran cantidad de factores empresariales y físicos, aunque las principales son recepcionar, almacenar, mantener y despachar materiales, registrar las salidas y entradas, y coordinar el almacén con contabilidad y control de inventarios.
Beneficios de la gestión del almacén
Gestionar adecuadamente el almacén lleva consigo una gran cantidad de beneficios:
– Agiliza el desarrollo de los procesos logísticos.
– Mejora la calidad del producto.
– Reduce las tareas administrativas y los tiempos de proceso.
– Optimiza la gestión a nivel de inversión del activo circulante.
– Aumenta el nivel de satisfacción del cliente.
– Optimiza los costes.
10 aspectos clave a realizar para una buena gestión del almacén
El almacén es una estructura clave y fundamental en la que se encuentran elementos funcionales y físicos que pueden otorgar un valor añadido a la empresa.
1. El sistema de almacenaje
Va a depender de las características de los artículos, aunque escoger entre los distintos tipos de almacenaje supondrá una mayor o menor eficiencia. Es importante tener en cuenta tanto el espacio disponible de almacenamiento como el número de artículos que se albergarán.
El sistema de almacenaje va a impactar directamente sobre los beneficios de la empresa. Si se reducen los gastos que se asocian al espacio, se ahorra capital humano, tiempo y se minimizan las tareas administrativas, lo que reduce sustancialmente la carga de trabajo que supone inventariar un almacén.
Las estanterías son el medio de almacenamiento más económico y simple que existe cuando las existencias no son muy grandes. Lo más importante es que todo lo que se guarde en ellas debe estar correctamente identificado y que estas etiquetas sean visibles.
2. La recepción
Este proceso es el que sigue cualquier producto que procede de un proveedor para su posterior clasificación, registro en el sistema de gestión y almacenamiento en las instalaciones de forma adecuada a la espera de ser enviado a los clientes.
Hay que comprobar que tanto el destinatario como el contenido son correctos, que el embalaje está perfecto y que no tiene signos de manipulación.
3. El coste de almacenamiento
Cualquier artículo almacenado genera un coste en función de su período de permanencia, que dependerá de los salarios del departamento de gestión de almacenes, maquinaria de transporte, suministros, alquiler del local, etcétera.
4. El inventario
Se trata de realizar un conteo físico de los materiales que hay almacenados para cotejar los registros que se tienen. El objetivo de esta acción es garantizar la disponibilidad de productos a los clientes. Los errores en la gestión del inventario pueden hacer perder dinero a la empresa.
Los programas de gestión actuales ayudan a tener datos precisos y pueden realizar predicciones sobre lo que se necesita adquirir.
5. Clasificación
Consiste en agrupar u ordenar los artículos en función de su peso, tipo, dimensión o forma. Con una buena clasificación se pueden asignar códigos y ubicaciones específicas que brindarán toda la información necesaria.
Gestionar los pedidos de forma rápida y eficiente se traduce en un mayor nivel de competitividad y, por lo tanto, en un mayor volumen de ventas. Esto último hace que se mejore el flujo de caja al equilibrar el gasto y las ventas.
6. Tipo de productos almacenados
Como no todos los productos tienen la misma rotación o el mismo valor, es necesario establecer un sistema eficaz con el que priorizarlos. Uno de los códigos más populares es el ABC.
– A: productos de gran valor con poca rotación.
– B: productos de valor con una rotación moderada.
– C: productos de escaso valor y con una alta rotación.
Atendiendo al tipo de producto, los A tienen un gran impacto en las finanzas, por lo que no es bueno tener una gran cantidad almacenada, y los C son los que deben vigilarse para evitar roturas de stock.
7. Información
El control es muy importante en la gestión del almacén, ya que engloba todos los procesos de almacenamiento, recepción y movimiento dentro del departamento de gestión de almacenes.
8. Funciones y objetivos
Es importante que en el almacén se consiga un flujo eficiente de materiales y que este sea realmente efectivo. Para ello es fundamental un buen diseño.
9. Diseño
El almacén debe diseñarse en función del producto que se deba almacenar y la demanda que tenga. Pero también hay que tener en cuenta el sistema de manipulación, el tiempo de producción, la disposición de los elementos en el almacén, la atención al cliente, las oficinas que se precisen, cómo deben ser los pasillos y la economía de escala. En el siguiente post te ofrecemos varios consejos para diseñar el layout del almacén.
10. Planificación
Corresponde a un proceso táctico y de estrategia, ya que ha de brindar las soluciones en materia de recursos y debe estar alineado con los objetivos generales de la empresa y su política. De esta forma se potenciarán sus ventajas competitivas.
En definitiva, la gestión del almacén supone una gran cantidad de beneficios para la empresa y, por eso, hay que dotarla de personal y espacio suficiente para que sea totalmente eficaz.
