Facturación y cobros con software de gestión comercial

La gestión de facturación es la fase final del proceso de venta, crucial para formalizar la transacción y crear los documentos de cobro, ya sea para pagos al contado o a crédito. En términos generales, la elaboración y entrega de la factura es un paso previo y necesario antes de formalizar y realizar el cobro (con excepción de los pagos anticipados). Por tanto, este proceso es de gran importancia, aunque a menudo se subestima por considerarse sencillo y carente de riesgos. Sin embargo, si surgen problemas, puede convertirse en una de las mayores dificultades para una empresa debido a su impacto directo en la efectividad de los cobros.

Teniendo claro la importancia del proceso de facturación y su influencia en el cobro de las ventas, es esencial reflexionar sobre tres cuestiones:

¿Cuáles son los riesgos que podemos enfrentar si este proceso no es eficiente?

¿En qué situaciones es más probable que surjan riesgos en este tipo de procesos de gestión?

¿Cómo podemos minimizar los riesgos de encontrarnos en situaciones indeseadas? 

¿Cómo hacer una buena facturación?

Antes de analizar estas cuestiones, es crucial destacar que este proceso de gestión es el último eslabón del proceso de ventas. Por ello, todo lo que ocurra antes de su ejecución puede afectar su calidad y eficacia. Es importante que todo el proceso de ventas esté integrado en un mismo sistema de información, lo que implica gestionar la facturación dentro de un software ERP, que integra todas las gestiones involucradas de forma directa o indirecta. Así, el mejor software de facturación es el que está incluido en tu ERP, ya que contempla todos los aspectos relacionados con este proceso. Un ejemplo de ello es Sage Facturación, una herramienta que facilita la integración de todos los elementos del proceso de venta y facturación.

Más adelante veremos que muchas de las soluciones o acciones para evitar riesgos indeseados se resuelven de manera más eficaz gracias a las características de un sistema ERP. Además, el uso de un CRM de ventas es esencial para gestionar eficientemente todas las interacciones con los clientes, optimizando tanto la gestión de ventas como la gestión de compras.

Principales riesgos debido a una gestión de facturación ineficaz

Hablar de una gestión de facturación ineficaz es similar a decir que este proceso tarda más de lo deseado y no cumple con la calidad requerida. La consecuencia directa de un retraso en este sentido es el retraso del cobro en la mayoría de los casos, al menos, por el mismo incremento del plazo debido al retraso en la facturación. En la práctica, esto suele ser mucho mayor, ya que es común ampliar el plazo de pago de una factura cuando hay algún tipo de incidencia (dependiendo de la capacidad de negociación de cada empresa).

El retraso en el cobro de las facturas afecta la estructura de financiación de una empresa, ya que incrementa las necesidades operativas de fondos. Al final, este incremento de las necesidades operativas de fondos, debido a un mayor periodo de maduración financiero de la empresa, implica una mayor inversión en circulante para el funcionamiento normal del negocio.

Si estos problemas son frecuentes y se vuelven habituales, deben financiarse con fondos permanentes, lo que afecta directamente la estructura financiera de la empresa.

Situaciones que pueden inducir a problemas en los procesos de facturación: 

No todas las empresas enfrentan los mismos riesgos en los procesos de gestión de facturación. En general, el riesgo aumenta cuando existen factores que dificultan el cálculo de una factura, como por ejemplo:

• Definición clara de las condiciones de venta antes de la transacción:

  • En empresas que negocian condiciones base que deben aplicarse a otros productos, como en el sector cementero, donde el precio de un cemento base se negocia junto a sus complementos. Si no se pactan todos los complementos y tipos de cemento base, no se podrán calcular correctamente algunos productos entregados.
  • En empresas sin una tarifa de precios general, donde todo debe pactarse expresamente. Es fácil no disponer de algunos precios al momento de facturar.
  • En empresas que trabajan por obras o proyectos, donde es crucial establecer distintas tarifas para un mismo cliente según el destino de la venta. Muchas veces, no se pactan todas las condiciones, afectando el cálculo de la factura.
    
    

• Disponibilidad de los albaranes de venta en el momento de la facturación:

  • Cuando los albaranes se generan en distintos centros de trabajo de una organización con procesos de facturación centralizados. La disponibilidad oportuna de los albaranes en las oficinas centrales es crucial, ya que, según los acuerdos, no se puede proceder al cálculo de las facturas sin disponer de todos los albaranes.
  • Cuando los albaranes requieren un tratamiento administrativo específico, impidiendo una validación masiva, como en sectores como el mobiliario o ventas a granel, donde la cantidad depende del material consumido o del peso del material descargado.
    
    

• Hechos posteriores a la entrega del material que afectan su cálculo:

  • Situaciones donde es necesario esperar para validar la calidad de la entrega.
  • Situaciones donde se debe esperar hasta la fecha de facturación para conocer el precio del material entregado.
  • Situaciones donde se espera para validar que el material vendido ha sido entregado, común en ventas al extranjero con entrega en destino.
  • Cuando el proceso de facturación está vinculado a la solución de otro proceso previo, como descuentos de abonos de otras facturas no conformes.

La implementación de un software comercial robusto y un buen CRM de ventas puede mitigar muchos de estos riesgos, permitiendo una mejor integración y seguimiento de las diferentes etapas del proceso de venta y facturación.

¿Cómo ayuda un CRM a la gestión comercial?

Una fórmula esencial que no puedes ignorar si deseas aumentar tu cartera de clientes es el uso de un CRM.

Estos sistemas son ideales para alinear el equipo de ventas con el de marketing, logrando una estrategia de ventas perfecta que te permita conectar con tus clientes mediante comunicaciones personalizadas, haciendo que se sientan especiales y valorados.

¿Cuál es el objetivo principal de un CRM?

La finalidad principal de un CRM es gestionar grandes cantidades de datos, como la incorporación de nuevos clientes.

Teniendo este objetivo en mente, un CRM enfocado en el incremento de ventas debería ayudarte a:

• Gestionar leads: Organizar de manera eficiente los datos de nuevos clientes potenciales, evitando duplicaciones y manteniendo una base de datos ordenada y segmentada.
• Gestionar clientes: Dado que los clientes pueden comunicarse con las marcas a través de múltiples canales, es crucial contar con un sistema que recopile toda esta información para no perder ningún dato.
• Gestionar oportunidades de venta: Los CRM proporcionan una visión global de todos los clientes y prospectos, asegurando que no se pierda ninguna oportunidad de venta.
• Gestionar el email marketing: Permiten gestionar campañas de email marketing personalizadas y segmentadas, aumentando las tasas de apertura de tus correos y mejorando las posibilidades de venta.
• Gestionar informes y análisis: Facilitan la obtención de información relevante y una visión integral de lo que sucede en el área de ventas, ayudando a mejorar las estrategias y a cumplir con los objetivos establecidos.

Con estas funcionalidades, un CRM se convierte en una herramienta indispensable para cualquier estrategia de ventas efectiva.

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  Administra el pipeline de oportunidades y pronostica ventas.
  
  
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